RESOLUÇÃO TRE-RJ Nº 900, DE 18 DE AGOSTO DE 2014.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e

CONSIDERANDO as atribuições conferidas ao Sistema de Controle Interno pelos artigos 70 e 74 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO as disposições da Resolução nº 86, de 17 de setembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO a necessidade de adequar as normas procedimentais de auditoria deste Regional às disposições da Resolução nº 171, de 1º de março de 2013;

CONSIDERANDO as determinações contidas na Resolução nº 718, de 16 de novembro 2009, deste Tribunal;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

Das Disposições Preliminares

Art. 1º As atividades de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização de competência da Secretaria de Controle Interno e Auditoria deste Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro deverão observar o disposto nesta Resolução.

§ 1º As auditorias, inspeções administrativas e fiscalizações realizadas nos cartórios eleitorais restringem-se às atividades administrativas relacionadas à gestão, não se confundindo com as atribuições da Corregedoria Regional Eleitoral.

§ 2º As atividades de monitoramento de gestão e auditoria serão realizadas pela Secretaria de Controle Interno, com observância das normas do Tribunal Superior Eleitoral, Tribunal de Contas da União, Conselho Nacional de Justiça e respectivos manuais publicados pelo Tribunal Regional Eleitoral.

Art. 2º Para realização de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização devem ser considerados os seguintes conceitos:

I – Auditoria – exame sistemático aprofundado e independente para avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos de trabalho, sistemas de informações e controles internos administrativos;

II – Inspeção Administrativa – técnica de prevenção e controle utilizada para suprir omissões e lacunas de informações, esclarecer dúvidas ou apurar denúncias quanto à legalidade e à legitimidade de fatos e atos praticados por agentes responsáveis no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro;

III – Fiscalização – técnica de controle utilizada para comprovar se o objeto dos programas institucionais existe, corresponde às especificações estabelecidas, atende às necessidades para as quais foi definido e atende à legislação, guarda coerência com as condições e características pretendidas e se os mecanismos de controle administrativo são eficientes e permitem a avaliação dos resultados.

Art. 3º Para os fins desta Resolução, consideram-se auditores os servidores lotados na Secretaria de Controle Interno e Auditoria e suas subunidades.

Parágrafo único. Para o desempenho da atividade de auditoria, quando necessário, o Secretário de Controle Interno e Auditoria poderá propor à Presidência que seja solicitado o apoio de servidores lotados nas demais unidades do Tribunal, bem como a assistência de especialistas e de profissionais de dentro e de fora do Tribunal.

CAPÍTULO II

Do Auditor

Art. 4º O auditor deverá observar, entre outras, as seguintes regras de conduta:

I – comportamento ético;
II – zelo e cautela profissional;
III – aprimoramento profissional;
IV – imparcialidade;
V – confidencialidade.

Art. 5º Aos auditores é assegurado:

I – livre acesso às demais unidades do Tribunal;
II – acesso a documentos, informações e propriedades físicas necessários à realização do trabalho, inclusive a sistemas eletrônicos de processamento de dados;
III – competência para requerer, por escrito, aos responsáveis pelas unidades, os documentos e informações entendidos necessários, fixando prazo razoável para atendimento;
IV – treinamentos específicos relativos aos objetos a serem auditados.

Art. 6º O auditor deverá guardar sigilo sobre dados e informações pertinentes aos assuntos a que tiver acesso em decorrência do exercício de suas funções, utilizando-os, exclusivamente, para a elaboração de pareceres e relatórios destinados à autoridade competente e por solicitação de órgão externo competente.

Parágrafo único. Incidindo o auditor em conduta irregular e/ou discrepante das normas estabelecidas por esta Resolução, o responsável pela unidade auditada deverá fazer a comunicação ao Secretário de Controle Interno e Auditoria, que adotará as providências no sentido da apurar os fatos ocorridos, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contados da ciência do fato.

Art. 7º O auditor deverá declarar impedimento ou suspeição nas situações que possam afetar, ou parecer afetar, o desempenho de suas funções com independência, imparcialidade e livre de conflitos de interesse.

Art. 8º O líder da equipe de auditoria deverá comunicar ao superior imediato as situações de obstrução ao livre exercício da auditoria, ou de sonegação de processo, documento ou informação, bem como qualquer ocorrência que possa interferir no desenvolvimento dos trabalhos, que cientificará o Secretário de Controle Interno e Auditoria dos fatos para que sejam adotadas as providências cabíveis.

CAPÍTULO III

Da Auditoria

SEÇÃO I

Do Conceito, do Objetivo e da Finalidade

Art. 9º. A auditoria é atividade independente e objetiva que visa adicionar valor aos processos organizacionais do Tribunal, bem como auxiliar a organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, de controle e governança corporativa.

Art. 10. A auditoria tem por objetivo primordial identificar e avaliar os resultados operacionais da gestão e o seu exercício observará os aspectos relevantes relacionados à avaliação dos programas de gestão.

Art. 11. A finalidade básica da auditoria é realizar exames para comprovar a legalidade e legitimidade dos atos e fatos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional, contábil e finalística.

SEÇÃO II

Da Classificação das Auditorias

Art. 12. As auditorias classificam-se em:

I. Auditoria de Gestão – o objetivo é emitir opinião com vistas a certificar a regularidade das contas, verificando a execução de contratos, convênios, acordos ou ajustes, governança de TI, riscos, resultados, bem como a probidade na aplicação dos recursos públicos e na guarda ou administração de valores e outros bens do Tribunal a ele confiado, compreendendo os seguintes aspectos a serem observados: documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos; existência física de bens e outros valores;
eficiência dos sistemas de controles internos administrativos e contábil; e cumprimento da legislação e normativos.

II. Auditoria Operacional ou de Desempenho – o objetivo é avaliar as ações gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional ou parte dele, com a finalidade de certificar a efetividade e oportunidade dos controles internos e apontar soluções alternativas para a melhoria do desempenho operacional. Sua abordagem é de apoio e procura auxiliar a administração na gerência e nos resultados por meio de recomendações que visem aprimorar procedimentos e controles.

III. Auditoria Contábil – o objetivo é certificar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os Princípios Fundamentais de Contabilidade, com a legislação e se as demonstrações originárias refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações apresentadas.

IV. Auditoria de Resultado – o objetivo é verificar os resultados da ação governamental com ênfase:

a) na visão dos programas como fator básico de organização da função e da gestão pública como mobilização organizacional para alcance dos resultados; e
b) no planejamento estratégico.

V. Auditoria de Conformidade ou de Regularidade – o objetivo é o exame dos atos e fatos da gestão com vistas a certificar, exclusivamente, a observância às normas em vigor.

VI. Auditoria Especial – o objetivo é o exame de fatos ou situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizada para atender solicitação expressa de autoridade competente.

Art. 13. As auditorias poderão ser executadas das seguintes formas:

a) direta – executada diretamente por servidores em exercício na Secretaria de Controle Interno e Auditoria;
b) integrada/compartilhada – executada por servidores em exercício na Secretaria de Controle Interno com a participação de servidores em exercício em outro Tribunal ou Conselho do Poder Judiciário;
c) indireta – executada com a participação de servidores das unidades de controle interno do Poder Judiciário em ações conjuntas com as unidades de controle interno do Poder Executivo, Poder Legislativo e Ministério Público; e
d) terceirizada – realizada por instituições privadas, contratadas para um fim específico na forma da lei.

Art. 14. Quanto à norma deliberativa, as auditorias classificam-se em:

a) ordinárias: auditorias previstas no Plano Anual de Auditoria; e
b) especiais: auditorias não previstas no Plano Anual de Auditoria, realizadas por determinação do Presidente do Tribunal, do Conselho Nacional de Justiça ou do Tribunal de Contas da União, objetivando o exame de fatos ou situações considerados relevantes, de natureza incomum ou extraordinária.

SEÇÃO III

SEÇÃO III

Dos Planos de Auditoria

Art. 15. Para fins de realização de auditorias deverá ser elaborado Plano de Auditoria de Longo Prazo (PALP), quadrienal, e Plano Anual de Auditoria (PAA).

§ 1º A elaboração dos planos previstos no caput compete à Coordenadoria de Controle de Gestão e Auditoria, que deverá apresentá-los ao Secretário de Controle Interno e Auditoria até as seguintes datas:

I – até 14 de novembro de cada quadriênio, no que se refere ao PALP; e

II – até 14 de novembro de cada ano, no que se refere ao PAA.

§ 2º Os Planos previstos no caput serão submetidos, pelo Secretário de Controle Interno e Auditoria, à apreciação e aprovação do Presidente do Tribunal, até as seguintes datas: 

I – até 30 de novembro de cada quadriênio, no que se refere ao PALP; e

II – até 30 de novembro de cada ano, no que se refere ao PAA.

§ 3º Os Planos de Auditoria devem dimensionar a realização dos trabalhos de modo a priorizar a atuação preventiva e as diretrizes indicadas pelo Tribunal de Contas da União e pelo Conselho Nacional de Justiça.

§ 4º Compete à Secretaria de Controle Interno e Auditoria dar publicidade aos planos aprovados, cientificando as unidades que serão auditadas e publicando, até o décimo dia útil de dezembro de cada ano, na intranet e na página da internet deste Tribunal.

Art. 16. Na seleção das unidades a serem auditadas, devem-se observar as metas traçadas no Plano Plurianual e no Planejamento Estratégico do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, além das áreas que apresentarem maior risco e relevância.

Art. 17. Na elaboração dos planos, deverão ser observadas as normas brasileiras editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade atinentes à auditoria e aquelas inerentes ao setor público, bem como buscar a adoção de padrões internacionais de auditoria, especialmente aqueles relacionados a trabalhos de asseguração razoável, de forma a garantir credibilidade das auditorias realizadas.

Art. 18. Além da observância dos aspectos normativos, os planos devem evidenciar as áreas de exame e análises prioritárias, estimando o tempo e os recursos necessários à execução dos trabalhos, para demonstrar quais as metas da equipe de auditoria e quais benefícios surgirão a partir de uma execução eficiente dos trabalhos.

Art. 19. Deverão ser incluídas no plano as ações coordenadas de auditoria determinadas pelo Conselho Nacional de Justiça.

§ 1º Após a aprovação do plano, a Secretaria de Controle Interno e Auditoria deverá encaminhá-lo à Secretaria de Controle Interno do Conselho Nacional de Justiça, com o objetivo de promover a publicidade no portal de transparência daquele Conselho.

§ 2º Quando as ações coordenadas de auditoria não forem comunicadas a tempo de sua inclusão no PAA deste Tribunal, elas serão realizadas como auditoria especial.

SEÇÃO IV

Supervisão, Revisão e Comunicação da Auditoria

Art. 20. O desenvolvimento do processo de auditoria compreende as atividades de planejamento, execução, relatório e monitoramento dos trabalhos.

Art. 21. Todo trabalho de auditoria, desde seu planejamento até a monitoramento dos trabalhos, será supervisionado pelo Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria.

Art. 22. Compete ao Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria:

I – indicar o líder de equipe;
II – orientar a equipe de auditoria quanto à vinculação, ao objetivo e à aderência aos procedimentos;
III – revisar e aprovar o Programa de Auditoria, antes do início da execução;
IV – emitir o Comunicado de Auditoria;
V – acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos de auditoria;
VI – analisar, juntamente com a equipe de auditoria, os achados de auditoria, com vistas ao seu acompanhamento;
VII – efetuar o controle de qualidade dos trabalhos de auditoria, durante toda a sua execução;
VIII – elaborar, após a conclusão do relatório, controle de qualidade da auditoria realizada; e
IX – participar das reuniões de apresentação e encerramento da auditoria.

Art. 23. Compete ao líder da equipe de auditoria:

I – promover as discussões da equipe a respeito do escopo, procedimentos e técnicas a serem utilizados, incentivando os membros a apresentarem propostas e a decidirem por consenso;

II – representar a equipe de auditoria perante a unidade auditada, providenciando a entrega do Comunicado de Auditoria ao dirigente da unidade a ser auditada;

III – executar, acompanhar e revisar todo o trabalho de auditoria antes do relatório ser emitido;

IV – emitir requisição de documentos ou informações;

V – zelar pelo cumprimento dos prazos;

VI – acompanhar e revisar todo o trabalho de auditoria antes do relatório ser emitido.

VII – assegurar que o Formulário de Controle de Qualidade da Auditoria seja, juntamente com os demais membros, preenchido e assinado; e

VIII – revisar e entregar a versão final do relatório, com a anuência dos demais integrantes da equipe de auditoria.

Art. 24. O Comunicado de Auditoria, assinado pelo Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria, deverá conter a indicação do líder e os demais membros da equipe, o objetivo dos trabalhos, a unidade a ser auditada, a deliberação que originou a auditoria, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução e de elaboração do relatório.

Art. 25. Durante toda a realização do trabalho, inclusive na fase de execução, deve ocorrer constante troca de informações entre a equipe de auditoria e o Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria.

SEÇÃO V

Planejamento de Auditoria

Art. 26. O planejamento de auditoria visa obter conhecimento prévio acerca do objeto auditado, delimitar o objetivo e o escopo da auditoria, definir a estratégia metodológica a ser adotada, estimar os recursos e o cronograma necessário a sua realização.

Art. 27. Durante a fase de planejamento, deve-se identificar as principais atividades que compõem o fluxo de processos do objeto auditado e, para cada atividade, avaliar os riscos inerentes.

§ 1º A equipe de auditoria deve considerar os eventos de riscos mais relevantes para ajudar no direcionamento do planejamento da auditoria.

§ 2º Quando houver muitas atividades com mesmo nível de risco, a equipe de auditoria deve buscar parâmetros, como materialidade, exequibilidade da ação da auditoria, relevância da atividade ou simplesmente o julgamento profissional, para selecionar os que irão efetivamente contribuir para o planejamento.

Art. 28. Os riscos de alto impacto (consequência), que apresentarem alta probabilidade de ocorrência, merecerão imediatas medidas saneadoras e os riscos considerados de baixo impacto poderão ser aceitos e monitorados, com ou sem redirecionamento de condutas/procedimentos.

Art. 29. A partir do conhecimento preliminar do objeto de auditoria e o inventário de riscos, a equipe de auditoria deverá definir o objetivo da auditoria.

Parágrafo único. O objetivo da auditoria, a depender de sua abrangência, deve ser desdobrado em tantas questões de auditoria quantas sejam necessárias para respondê-lo.

Art. 30. A Matriz de Planejamento é o papel de trabalho que sintetiza o planejamento da auditoria.

Art. 31. Ao final da fase de planejamento, a equipe de auditoria deve preparar o Programa de Auditoria que resume a natureza do trabalho a realizar e os resultados que se pretende alcançar, devendo explicitar a motivação para se investigar determinado problema de auditoria, segundo enfoque específico e com a utilização de certa metodologia. 

Parágrafo único. O programa conterá descrição sucinta do objeto de auditoria, objetivos do trabalho, questões a serem investigadas, procedimentos a serem desenvolvidos e resultados esperados com a realização da auditoria, bem como a matriz de planejamento e o cronograma proposto para a condução dos trabalhos.

Art. 32. O Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria deve assegurar que o tempo disponível para a fase de planejamento seja suficiente para a consecução dos objetivos, de forma a garantir os seguintes aspectos básicos:

I – nível de detalhamento suficiente, de modo a maximizar a relação entre o provável benefício da auditoria e o seu custo total;

II – obtenção e análise das informações disponíveis e necessárias sobre o objeto auditado, inclusive quanto aos sistemas informatizados e aos controles internos a ele associados;

III – suficiente discussão, no âmbito da equipe de auditoria e entre esta e o Coodenador, a respeito da  definição do escopo, dos procedimentos e técnicas a serem utilizados;

IV – teste e revisão dos formulários, questionários e roteiros de entrevista, a serem utilizados na fase de execução; e

V – elaboração do programa de auditoria conforme planejamento definido.

SEÇÃO VI

Papéis de Trabalho

Art. 33. Todo o trabalho de auditoria, do início ao final, deve ser documentado com as evidências obtidas e com as informações relevantes para dar suporte às conclusões e aos resultados de auditoria, devendo ser adotados Papéis de Trabalho que evidenciem atos e fatos observados pela equipe de auditoria, os quais devem ser:

I – elaborados na forma manual ou eletrônica materializados em documentos, tabelas, planilhas, listas de verificações ou arquivos informatizados; esses documentos deverão dar suporte ao relatório de auditoria, uma vez que contêm o registro da metodologia adotada, os procedimentos, as verificações, as fontes de informações, os testes, enfim, todas as informações relacionadas ao trabalho de auditoria executado;

II – documentados com todos os elementos significativos dos exames realizados e evidenciar que a auditoria foi executada de acordo com as normas aplicáveis;

III – abrangentes com detalhamento suficiente para propiciar o entendimento e o suporte da atividade de controle executada, compreendendo a documentação do planejamento, a natureza, a oportunidade, a extensão dos procedimentos, o julgamento exercido e as conclusões alcançadas. 

Art. 34. Os papéis de trabalho são de acesso restrito aos auditores e aos responsáveis pela coordenação e análise.

SEÇÃO VII

Execução de Auditoria

Art. 35. Para início dos trabalhos de auditoria, será entregue o Comunicado de Auditoria, que representa a apresentação da equipe de auditoria ao dirigente da unidade auditada, oportunidade em que são informados os principais critérios de auditoria inicialmente selecionados durante o planejamento, bem como o escopo e os objetivos do trabalho.

§ 1º Sempre que o elemento surpresa não for essencial ao desenvolvimento dos trabalhos e após a emissão da Comunicação de Auditoria, o líder da equipe de auditoria encaminhará, com a antecedência necessária, expediente de comunicação de auditoria ao dirigente da unidade informando o objetivo e a deliberação que originou a auditoria, a data provável para apresentação da equipe de auditoria, bem como solicitando, quando for o caso, além de documentos e informações, disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e designação de uma pessoa de contato da unidade auditada.

§ 2º Não é necessária a comprovação de recebimento do expediente de Comunicação de Auditoria, pois o eventual não recebimento fica suprido pela entrega na reunião de apresentação.

Art. 36. Havendo a necessidade de obtenção de documentos e informações durante a realização dos exames de auditoria, poderá ser emitida a Requisição de Documentos ou Informações.

§ 1º Compete ao líder da equipe de auditoria requisitar aos responsáveis pelas unidades auditadas documentos, processos, informações e demais elementos necessários à execução da auditoria formulados pelos auditores internos, fixando prazo para atendimento, em comum acordo com o auditado, de no máximo 15 (quinze) dias.

§ 2º A Requisição de Documentos ou Informações conterá campos para manifestação da unidade auditada e da equipe de auditoria.

Art. 37. Com base na Matriz de Planejamento e no Programa de Auditoria, os trabalhos serão executados observando-se as seguintes técnicas de auditorias:

I – Entrevista – formulação de perguntas orais objetivando a obtenção de respostas para quesitos previamente definidos, através de uma conversação, individual ou em grupo, com pessoas da unidade auditada ou vinculadas.

II – Indagação escrita – formulação e apresentação de questões, podem ser encaminhada por e-mail, com o objetivo de obter a manifestação do respondente por escrito.

III – Exame documental – verificação de processos e documentos que conduzam à formação de indícios e evidências.

IV – Conferência de cálculos – verificação e análise das memórias de cálculo decorrentes de registros manuais ou informatizados.

V – Circularização – confirmação, por parte de fontes externas à unidade auditada, de informações obtidas junto ao auditado, com a finalidade de confrontar as informações.

VI – Inspeção física – constatação in loco da existência física de um objeto, bem como de seus atributos.

VII – Observação direta – constatação individual que decorre de avaliação intrínseca pelo auditor, sob os aspectos de conhecimento técnico e experiência.

VIII – Conciliação – confrontação do registro da movimentação de contas bancárias ou contábeis entre si, com elementos, fatos ou ocorrências que devam guardar correspondência com a movimentação.

IX – Análise de contas – exame das transações que geraram lançamentos em determinada conta contábil.

X – Revisão analítica – verificar o comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas.

XI – Amostragem – escolha e seleção de uma amostra representativa nos casos em que é inviável pelo custo/benefício aferir a totalidade do objeto da auditoria e pela limitação temporal para as constatações.

XII – Mapa de processos – decomposição de um processo de trabalho pela sequência de atividades que o compõem na forma de um diagrama (fluxograma).

XIII – Extração eletrônica de dados – solicitação ao auditado de dados sistematizados que serão posteriormente ser analisados.

XIV – Cruzamento eletrônico de dados – comparação automática dos dados extraídos a partir de um campo comum parametrizado, especificado pelo auditor.

Art. 38. Durante a execução dos trabalhos de auditoria, com a aplicação dos procedimentos e das respectivas técnicas de auditoria, serão identificados os Achados de Auditoria.

§ 1º O Achado de Auditoria consiste em fato significativo, digno de relato pelo auditor, constituído de quatro atributos essenciais: situação encontrada ou condição, critério, causa e efeito.

§ 2º O Achado de Auditoria decorre da comparação da situação encontrada com o critério e deve ser devidamente comprovado por evidências. O achado pode ser negativo, quando revela impropriedade ou irregularidade ou positivo, quando aponta boas práticas de gestão.

§ 3º Os esclarecimentos acerca de indícios consignados nos Achados de Auditoria devem se colhidos por escrito ao longo da fase de execução da auditoria, por intermédio de expediente de Requisição de Documentos ou Informações, expedido pelo Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria, evitando-se mal entendidos e minimizando o recolhimento de informações posteriores.

§ 4º Deve ser informado ao dirigente do setor auditado, quando da expedição da Requisição de Documentos e Informações, que os achados são preliminares, podendo ser corroborados ou excluídos em decorrência do aprofundamento da análise, e que poderá haver inclusão de novos achados.

§ 5º Os esclarecimentos dos responsáveis acerca dos achados preliminares de auditoria, apresentados por escrito, deverão ser incorporados nos relatórios como um dos elementos de cada achado, individualmente.

Art. 39. Os Achados de Auditoria deverão ser detalhadamente descritos na Matriz de Achados.

Art. 40. As evidências devem ter os seguintes atributos:

I – serem suficientes e completas de modo a permitir que terceiros cheguem às conclusões da equipe;
II – serem pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com o achado;
III – serem adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e exatidão da fonte.

SEÇÃO VIII

Do Relatório de Auditoria

Art. 41. Para cada auditoria realizada será elaborado o Relatório de Auditoria, contendo os resultados dos exames baseados em lastro documental comprobatório, que expresse a exatidão dos dados e a precisão das proposições.

Parágrafo único. Compete à equipe de auditoria apresentar Relatório de Auditoria ao Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria, que o submeterá à apreciação do Secretário de Controle Interno e Auditoria.

Art. 42. Antes da emissão do Relatório Final de Auditoria, será emitido Relatório Preliminar, no qual constarão os achados, as conclusões e recomendações, que devem ser, obrigatoriamente, discutidas com os titulares das unidades auditadas, a quem se deve assegurar, em tempo hábil, a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade.

§ 1º O Secretário de Controle Interno e Auditoria poderá delegar ao Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria o encaminhamento do Relatório Preliminar e a fixação do prazo para que a unidade auditada apresente manifestação.

§ 2º O Relatório Final de Auditoria Secretário de Controle Interno e Auditoria poderá delegar ao Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria o encaminhamento do Relatório Preliminar e a fixação do prazo para que a unidade auditada apresente manifestação.

§ 3º Compete ao Secretário de Controle Interno e Auditoria encaminhar ao Presidente do Tribunal o Relatório Final das Auditorias para apreciação e adoção das providências cabíveis.

§ 4º No Relatório de Auditoria serão listados, quando encontrados, os fatos graves apurados, com a identificação dos servidores ou das pessoas responsáveis, bem como os danos ao patrimônio do TRE ou lesões ao erário, com a sugestão, se entender cabível ao caso, da instauração de sindicância.

SEÇÃO IX

Monitoramento e Acompanhamento da Auditoria

Art. 43. A Secretaria de Controle Interno e Auditoria acompanhará e monitorará a implementação das determinações e recomendações contidas no relatório final de auditoria que forem acolhidas pelo Presidente, com o objetivo de avaliar a eficiência, a efetividade e a eficácia das providências adotadas pelas unidades auditadas.

Art. 44. O monitoramento das auditorias consiste no acompanhamento das providências adotadas pelo titular da unidade auditada em relação às determinações e recomendações contidas no Relatório Final de Auditoria, no qual deverá constar prazo para atendimento e comunicação das providências adotadas.

Parágrafo único. As auditorias subsequentes verificarão se o titular da unidade auditada adotou as providências necessárias à implementação das determinações e recomendações consignadas nos relatórios de auditoria.

Art. 45. O controle de qualidade das auditorias visa, exclusivamente, à melhoria da qualidade em termos de aderência aos padrões definidos, redução do tempo de tramitação de processos de auditorias, diminuição do retrabalho e aumento da efetividade das propostas de encaminhamento.

Parágrafo único. Devem ser avaliadas ainda a relação custo/benefício das auditorias realizadas e a economicidade e eficiência dos procedimentos de auditoria adotados.

Art. 46. O Secretário de Controle Interno e Auditoria deverá assegurar que os padrões de auditoria definidos nesta Resolução sejam seguidos, homologando o controle de qualidade.

CAPÍTULO IV

Das Inspeções Administrativas

Art. 47. Antes de iniciar a inspeção, a Secretaria de Controle Interno e Auditoria deverá elaborar Matriz de Planejamento, com indicação do objetivo e detalhamento dos pontos a serem inspecionados, dos recursos humanos e materiais a serem mobilizados e da estimativa de custo.

Art. 48. Durante a execução dos trabalhos de inspeção, poderão ser aplicadas as técnicas de auditoria e a adoção de outras técnicas nos casos de situações qualificadas e específicas quando sugeridas e avaliadas pelo Coordenador de Controle de Gestão e Auditoria.

Art. 49. Os resultados da inspeção serão apresentados na forma de relatório e integrarão o próprio processo no qual foi determinado.

Art. 50. A utilização dos papéis de trabalho, as comunicações dos resultados e o acompanhamento das fiscalizações devem observar rito semelhante àqueles aplicados às auditorias.

Parágrafo único. Antes da emissão do Relatório Final de Inspeção, as conclusões e as recomendações devem ser, obrigatoriamente, discutidas com o titular da unidade inspecionada, a quem se deve assegurar, em tempo hábil, a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade.

CAPÍTULO V

Das Fiscalizações

Art. 51. As fiscalizações constarão no Plano Anual de Auditoria e, quando da definição de seus objetos, devem ser consideradas as seguintes variáveis:

I – materialidade – representatividade dos valores orçamentários ou recursos financeiros/materiais alocados e/ou do volume de bens e valores efetivamente geridos;

II – relevância - importância do planejamento em relação às ações a serem desenvolvidas;

III – criticidade – representatividade do quadro de situações críticas efetivas ou potenciais a ser controlado; e

IV – risco – possibilidade de algo acontecer e ter impacto nos objetivos, sendo medido em termos de consequências e probabilidades.

Art. 52. Durante a realização de fiscalização, cabe à Secretária de Controle Interno e Auditoria:

I – avaliar a execução dos programas contemplados no orçamento, relativamente à execução das metas e objetivos estabelecidos e à qualidade do gerenciamento;
II – aferir a adequação dos mecanismos de controle social dos programas contemplados no orçamento; e
III – verificar o cumprimento da legislação aplicável.

Art. 53. As fiscalizações são executadas nas formas estabelecidas no art. 16 e seguintes desta Resolução.

Art. 54. A execução das fiscalizações será precedida de Matriz de Planejamento que contemple procedimentos de verificação e averiguações preventivas voltadas à obtenção de evidências ou provas suficientes e adequadas.

Art. 55. Quando existir pouca informação disponível sobre o objeto a ser fiscalizado, o instrumento de fiscalização a ser adotado é o levantamento, cujo relatório poderá propor a realização de auditoria com escopo definido ou concluir pela inviabilidade ou inoportunidade de realização de auditoria.

Art. 56. A utilização dos papéis de trabalho, as comunicações dos resultados e o acompanhamento das fiscalizações devem observar rito semelhante àqueles aplicados às auditorias.

Parágrafo único. Antes da emissão do Relatório Final de Fiscalização, as conclusões e as recomendações devem ser, obrigatoriamente, discutidas com o titular da unidade fiscalizada, a quem se deve assegurar, em tempo hábil, a oportunidade de apresentar esclarecimentos adicionais ou justificativas a respeito dos atos e fatos administrativos sob sua responsabilidade.

CAPÍTULO VI

Das Disposições Finais

Art. 57. As unidades auditadas deverão prestar as informações solicitadas pela Secretaria de Controle Interno e Auditoria de forma tempestiva e completa.

Art. 58. A Secretaria de Controle Interno e Auditoria deverá utilizar todos os recursos tecnológicos disponíveis, tais como equipamentos, sistemas informatizados desenvolvidos internamente e/ou adquiridos externamente e acesso à rede mundial e às redes locais de computadores, de tal forma que os procedimentos de planejamento, execução e acompanhamento das auditorias, inspeções e fiscalizações, estejam totalmente informatizados, eliminando-se, na medida do possível, a necessidade de impressão de
documentos e do trâmite de papéis.

Parágrafo único. A infraestrutura tecnológica deverá permitir a disponibilização das informações e será organizada e mantida com o foco na celeridade processual, na maior segurança de dados, na acessibilidade compartilhada, simultânea e remota, e na melhoria da gestão das informações geradas pelos procedimentos de controle interno.

Art. 59. Cabe à Secretaria de Controle Interno e Auditoria solicitar ao Presidente a participação dos auditores internos em cursos de capacitação, selecionados com base em levantamento das carências e necessidades existentes, bem como em cursos de atualização técnico-profissional, sobretudo aqueles que apresentem técnicas novas úteis à solução de necessidades e problemas já identificados e que tenham relevância para o desempenho dos trabalhos de auditoria, de forma a garantir o aperfeiçoamento contínuo dos auditores internos.

Parágrafo único. Na fase de planejamento das auditorias, inspeções e fiscalizações deverão ser garantidos aos auditores internos, bem como aos servidores técnicos especializados, os treinamentos específicos relativos aos objetos a serem auditados, inspecionados ou fiscalizados.

Art. 60. O responsável pela unidade auditada, inspecionada ou fiscalizada deverá disponibilizar as informações, os recursos materiais e o pessoal de acompanhamento necessários à boa execução dos trabalhos.

Art. 61. Na execução de seus trabalhos, a Secretaria de Controle Interno e Auditoria poderá solicitar o apoio de servidores de outras unidades que possuam conhecimentos específicos, quando se fizer necessário.

Art. 62. O Secretário de Controle Interno e Auditoria, independente da conclusão dos trabalhos de auditoria, fiscalização e inspeção, deverá comunicar ao Presidente do Tribunal a ocorrência de qualquer irregularidade ou ilegalidade de que tomar conhecimento no exercício de suas atribuições, sem prejuízo da comunicação ao Tribunal de Contas da União, nos termos da legislação em vigor.

Parágrafo único. O servidor que, por ação ou omissão, causar embaraço, constrangimento ou obstáculo à atuação do auditor poderá ser responsabilizado administrativamente, cabendo ao Secretário de Controle Interno e Auditoria comunicar o fato ao Presidente do Tribunal, o qual adotará as providências necessárias ao prosseguimento dos trabalhos e demais providências cabíveis.

Art. 63. Na ocorrência de informações sensíveis ou de natureza confidencial, sobretudo se a publicação dessas informações puder comprometer investigações ou procedimentos legais em curso, ou que possam ser realizados, a equipe deverá consultar o Secretário de Controle Interno e Auditoria sobre a necessidade de tratar o processo como sigiloso.

Art. 64. Dado o caráter de confidencialidade dos papéis de trabalho e relatórios relativos à auditoria, inspeção e fiscalização realizados no Tribunal, deverão ser adotados procedimentos apropriados para sua guarda e conservação, pelo prazo de 05 (cinco) anos, contado da data de emissão do Relatório Final.

Art. 65. Compete à Coordenadoria de Controle de Gestão e Auditoria elaborar e revisar o Manual de Auditoria, Inspeção Administrativa e Fiscalização, que será aprovado pelo Secretário de Controle Interno e Auditoria.

Art. 66. Os casos omissos e as dúvidas porventura existentes na execução desta Resolução serão resolvidos pelo Presidente do Tribunal.

Art. 67. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Resolução nº 755/2010.

Rio de Janeiro, 18 de agosto de 2014.

Desembargador BERNARDO GARCEZ
Presidente do TRE/RJ

ANEXO DA RESOLUÇÃO Nº 900, DE 18 DE AGOSTO DE 2014

GLOSSÁRIO

Aprimoramento profissional - O auditor deve conhecer e cumprir as normas, as diretrizes, os procedimentos e as práticas aplicáveis de auditoria, visando desempenhar suas responsabilidades com competência e obter elevados níveis de profissionalismo na realização dos trabalhos; empenhar-se no desenvolvimento profissional, mantendo-se atualizado quanto à sua área de atuação (CESTCU, art. 5º, VII e VIII). Participar de ações de capacitação e treinamento necessários ao aprimoramento e desenvolvimento profissional (CESTCU, art. 4º, III).

Atividades próprias e típicas de gestão – Quaisquer atividades ou atos que resultem na:

emissão de empenho;
autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos;
instrução de processo com indicação de autorização ou aprovação de ato que resulte na assunção de despesas;
promoção ou participação na implantação de sistemas gerenciais;
participação em comissão de sindicância e processo administrativo disciplinar;
decisão ou aprovação de objeto a ser contratado;
enfrentamento de questões jurídicas provocadas pelo gestor, entre outras;
formulação e implementação de políticas nas áreas de planejamento orçamentário e financeiro;
exercício de práticas de atividades de assessoria jurídica, que possam comprometer a independência de atuação da unidade de controle interno. 

(Comunicado 717/CNJ e Parecer nº 2/2013 – SCI/Presi/CNJ)

Comportamento ético - Resguardar, em sua conduta pessoal, a integridade, a honra e a dignidade de sua função pública, agindo com ética.

Comunicado de auditoria – Nesse documento há a indicação do líder e dos demais membros da equipe de auditoria, assinado pelo titular da Secretaria de Controle Interno e Auditoria, no qual são identificados o objetivo geral, a unidade a ser auditada, a deliberação que originou a auditoria, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução e relatório.

Confidencialidade - É vedado ao auditor divulgar ou facilitar a divulgação, por qualquer meio, de informações sigilosas obtidas por qualquer forma em razão do cargo ou função e, ainda, de relatórios e informações constantes em processos cujo objeto ainda não tenha sido apreciado, sem prévia autorização da autoridade competente (CESTCU, art. 6º, VIII; divulgar ou fazer uso de informação privilegiada ou estratégica, ainda não tornada pública pelo Tribunal, de que tenha tomado conhecimento em razão do cargo ou função (CESTCU, art. 7º, II).

Imparcialidade - Evitar que interesses pessoais e interpretações tendenciosas interfiram na apresentação e tratamento dos fatos levantados, bem como abster-se de emitir opinião preconcebida ou induzida por convicções político-partidária, religiosa ou ideológica (CESTCU, art. 8º, III).

Matriz de Achados – É o principal papel de trabalho da fase de execução da auditoria, onde será lançada a essência dos resultados da auditoria, o que foi detectado, constatado.

Matriz de Planejamento – É o papel de trabalho em que são registrados os passos e procedimentos a serem realizados na fase de execução para que o objetivo da auditoria seja alcançado.

Papéis de trabalho – Documentação que constitui o suporte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor, contendo o registro de todas as informações utilizadas, das verificações a que procedeu e das conclusões a que chegou, independente da forma, do meio físico ou das características.

Programa de auditoria – Documento elaborado ao final da fase de planejamento da auditoria que resume a natureza e o objetivo do trabalho a realizar e os resultados que se pretende alcançar.

Relatório de Auditoria – É o produto final e o mais importante do processo de auditoria. Comunica o que a equipe de auditoria examinou, o que encontrou, as evidências que embasam os achados e o que propõe em decorrência dos achados.

Relatório Preliminar de Auditoria – Antecede o Relatório de Auditoria. Sujeito à revisão, a fim de assegurar o cumprimento de requisitos de qualidade do relatório e que as conclusões e as propostas de encaminhamento são aderentes e decorrem logicamente dos fatos apresentados. As conclusões e propostas de encaminhamento devem ser discutidas com o titular do setor auditado, o qual poderá, em tempo hábil, manifestar-se.

Zelo e cautela profissional - O auditor deve ter cuidados e habilidades esperados de um profissional prudente e competente, devendo usar julgamento razoável e profissional no planejamento, na execução e comunicação dos resultados de auditoria, agindo com atenção, habilidade e observância das normas profissionais, de modo a reduzir ao mínimo a possibilidade e erros. (NAT 50)