INSTRUÇÃO NORMATIVA DG TRE-RJ Nº 09, DE 16 DE OUTUBRO DE 2023.

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso da atribuição que lhe é conferida pelo art. 4º da Resolução TRE n.º 1.104, de 26 de agosto de 2019 (Política de Comunicação Integrada do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro);

CONSIDERANDO o que consta dos Processos SEI nºs 2021.0.000013122-3 e 2023.0.000020242-5

RESOLVE:

Art. 1º Os canais institucionais de comunicação com o público interno configuram meios de difusão de informações de interesse da Administração, servidoras e servidores, magistradas e magistrados e demais colaboradoras e colaboradores do TRE-RJ, cuja gestão, formato, objetivo, periodicidade de divulgação e público-alvo observarão as orientações contidas nesta Instrução Normativa.

Art. 2º Para os fins desta Instrução Normativa, conceitua-se: 

I - Comunicação social interna: toda aquela realizada no interesse da Administração com uso dos canais de comunicação social internos, tais quais murais, jornais/revistas, notícias, banners, entre outros similares, com o objetivo de informar e motivar servidoras e servidores, magistradas e magistrados e demais colaboradoras e colaboradores.

II - Comunicação administrativa interna: toda aquela realizada pela Administração, com uso dos canais de comunicação administrativa internos, tais quais avisos, e-mail institucional, entre outros similares, com o objetivo de informar, esclarecer e orientar  servidoras e servidores, magistradas e magistrados e demais colaboradoras e colaboradores a respeito de processos e procedimentos, deveres, normas, diretrizes e rotinas da instituição.

Capítulo I

Dos Canais de Comunicação Social com o Público interno

Seção I

Disposições Gerais

Art. 3º A gestão do uso dos canais de Comunicação Social internos caberá à Coordenadoria de Comunicação Social - COSOC, à exceção dos murais das portarias da Sede do Tribunal de que trata o art. 7º desta Instrução Normativa.

Parágrafo único. Os pedidos de divulgação em canais de Comunicação Social internos, efetuados pelas unidades do Tribunal, cuja gestão seja de responsabilidade da COSOC, deverão ser realizados por meio de e-mail (cosoc@tre-rj.jus.br), até que seja implementada ferramenta de abertura de chamados de Comunicação Social.

Seção II

Banners

Art. 4º Para os fins desta Instrução Normativa, entende-se por banner a peça publicitária criada para divulgar para o público interno campanhas, eventos considerados de grande porte ou pesquisas de interesse da instituição, aproveitando o movimento dos  espaços de grande circulação ou amplo acesso, em meio físico ou virtual.

Art. 5º Entende-se por banner-móvel a peça gráfica impressa em lona, papel, tecido, plástico e similares usada em comunicação visual.

Parágrafo único. O banner-móvel deve ser utilizado apenas em situações excepcionais, quando a utilização desse canal for imperativa para o alcance da comunicação desejada, em tiragem estritamente limitada ao necessário, em função do compromisso do Tribunal com a responsabilidade ambiental e em atendimento ao disposto na Política de Comunicação do TRE-RJ.

Art. 6º Os banners digitais, produzidos pela Seção de Campanhas e Mídias Sociais - SECAMP, serão publicados na área "Destaques" na intranet.

§ 1º Os pedidos de elaboração de banners digitais deverão ser efetuados da seguinte maneira:

I - O titular da área interessada deverá solicitar o banner por meio da ferramenta de abertura de chamados de Comunicação Social;

II - O pedido será apreciado pela Coordenadoria de Comunicação Social e, em caso de deferimento, o banner será elaborado, enviado para aprovação da unidade demandante e publicado pela Seção de Campanhas e Mídias Sociais.

§ 2º Os pedidos de elaboração de banners digitais deverão conter, obrigatoriamente, o período sugerido de tempo (datas de início e término) em que a divulgação será realizada e o endereço (link ) para onde o banner irá remeter (aviso, site, vídeo, entre outros).

Seção III

Displays, murais, monitores e smartvs

Art 7º Para fins dessa Instrução Normativa, entende-se:

I - Display: dispositivo utilizado para dar publicidade a informações e divulgar campanhas, eventos, ou pesquisas de interesse da instituição, instalados em locais de grande circulação do público interno, podendo ser analógico (acrílico ou similares) ou digital.

II - Mural: quadros analógicos (madeira, cortiça, alumínio, vidro, dentre outros tipos e materiais) ou digitais, utilizados para afixar anúncios e avisos de interesse do público interno.

III - Monitores ou smartvs: telas de computador ou smartvs, que podem ser dispostas em elevadores e/ou portarias, para dar publicidade a informações e divulgar campanhas, eventos ou pesquisas de interesse da instituição, aproveitando o movimento dos espaços de grande circulação.

§ 1º É vedada a afixação de murais nas áreas comuns das unidades administrativas.

§ 2º Excetuam-se da vedação expressa no §1º, os murais situados no interior das unidades; os usados pela Secretaria Judiciária- SJD, pela Seção de Protocolo - SEPREX e pela Assessoria de Licitações e Contratos - ALICIT, cujos conteúdos são de interesse do  público externo em razão de suas atribuições; e os dispostos nas portarias da Sede, para divulgação de informações de entidades externas cujo conteúdo seja de interesse do público interno e para divulgação de exigências legais, tais como licenças, alvarás e autorizações.

§ 3º A solicitação de divulgação de informações de entidades externas cujo conteúdo seja de interesse do público interno será submetida, por meio de processo SEI, à apreciação da DiretoriaGeral e, caso aprovada, será encaminhada à Seção de Administração de Edifícios - SEAEDI, a quem competirá a gestão do mural.

Seção IV

Notícias na intranet

Art. 8º As notícias institucionais de interesse do público interno, produzidas pela Seção de Jornalismo - SECJOR, serão disponibilizadas na página principal da intranet, na área "Notícias".

Parágrafo único. As notas publicadas na área "Notícias" deverão estar previstas em planos de comunicação e/ou no Plano Integrado de Eleições (PIE), ser oriundas de solicitações da Alta Administração ou de unidades do Tribunal, formalizadas por meio de  processo SEI, ou quando a estratégia de comunicação demandar.

Art. 9º As notícias institucionais selecionadas pela Coordenadoria de Comunicação Social - COSOC, de acordo com a relevância e interesse da informação nelas contidas, serão dispostas na página principal da intranet, na área "Em pauta".

Parágrafo único. Após o período de tempo determinado pela COSOC, as notícias divulgadas na área "Em pauta" também serão disponibilizadas na área "Notícias", de que trata o art. 8º desta Instrução Normativa.

Capítulo II

Dos Canais de Comunicação Administrativa com o Público interno

Seção I

Avisos da Intranet

Art. 10. Aviso é o instrumento de divulgação de notícias de interesse geral ou de orientações uniformizadas direcionadas a grupos ou a atividades específicos, no âmbito interno, sendo vedada sua utilização em caráter normativo.

§ 1º Os avisos serão disponibilizados na página principal da intranet, na área "Avisos".

§ 2º O aviso será conjunto quando veicular a manifestação de mais de um agente da Administração.

Art. 11. Os avisos podem ser expedidos pelo(a) Presidente, Corregedor(a), Diretor(a)-Geral, Secretários(as), Coordenadores(as); Assessores(as) e Presidentes de Conselhos/Comitês /Comissões.

Art. 11 Os avisos podem ser expedidos pelo(a) Presidente, Corregedor(a), Ouvidor(a), Diretor(a) da Escola Judiciária Eleitoral, Diretor(a)-Geral, Secretários(as), Coordenadores(as), Assessores (as) e Presidentes de Conselhos/Comitês/Comissões. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 11/2023)

§ 1º Caberá às unidades responsáveis pela expedição dos avisos observar as regras de padronização estabelecidas no Manual de Padronização de Atos e Processos Administrativos.

§ 2º A gestão da área de avisos caberá ao Gabinete da Diretoria-Geral - GABDG, o que inclui zelar pela padronização do formato das publicações.

Art. 12. Quando o aviso contiver, em seu corpo, eventuais menções a normativos, documentos oficiais ou páginas da intranet e/ou internet, estes deverão vir disponibilizados como links com o objetivo de facilitar a consulta do leitor.

Seção II

E-mail institucional

Art. 13. O e-mail institucional é um instrumento virtual que estabelece a comunicação interna entre os agentes da Administração, cujas interações devem dar preeminência a temas relacionados às atividades profissionais propiciadas pela participação na comunidade formada pela Justiça Eleitoral.

§ 1º O e-mail poderá conter solicitações, recomendações ou informações, sendo vedado seu uso em caráter normativo e/ou em substituição aos avisos.

§ 2º A utilização do e-mail institucional deverá sempre ser guiada pelas regras de polidez e pelo caráter ético das interações, como definidas na Resolução TRE n.º 948, de 13 de abril de 2016, que insituiu o Código de Ética do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro.

§ 3º As comunicações por e-mail entre servidores e unidades do TRE-RJ terão o mesmo efeito da entrega pessoal, configurando-se a confirmação eletrônica de entrega em ciência da informação pelo destinatário.

Art. 14. O e-mail institucional é regido pela Resolução TSE n.º 20.882, de 2 de outubro de 2001, pela Resolução TSE n.º 23.325, de 19 de agosto de 2010 e pelo Ato GP n.º 680, de 28 de dezembro de 2010.

Art. 15. Caberá a cada unidade da Sede ou Zona Eleitoral a gestão de seus respectivos e-mails institucionais.

Seção III

Portais e páginas

Art. 16. A regulamentação dos portais e páginas situadas na intranet do Tribunal encontra-se estabelecida no Ato GP nº 316, de 3 de novembro de 2020.

Art. 17. As publicações relacionadas ao tema Eleições - ordinárias e suplementares, deverão, obrigatoriamente, ser replicadas no Portal das Eleições, situado na intranet.

§ 1º As unidades que disponibilizam canais de suporte relacionados aos trabalhos eleitorais deverão replicar os links dos referidos canais na área de "Dúvidas e Suporte", do Portal das Eleições, na intranet.

§ 2º As unidades responsáveis pela replicação de conteúdos no Portal deverão mantê-lo permanentemente atualizado.

Seção IV

Aplicativos de mensagens instantâneas

Art. 18. Aplicativos de mensagens instantânea são programas de software que permitem o envio e o recebimento de mensagens de texto, anexos de vídeo e áudio, em tempo real.

Art. 19. No TRE-RJ, o Google Chat e o Google Space institucionais são os canais oficiais para a troca de mensagens e arquivos, devendo ser utilizados pelas unidades, comissões, grupos de trabalho e equipes de projetos.

Capítulo III

Disposições Finais e Transitórias

Art. 20. Outros canais de comunicação interna que porventura sejam criados após a publicação desta instrução normativa deverão ser regulamentados seguindo os critérios desta norma.

Art. 21. Nos canais de comunicação descritos nesta instrução normativa deverão ser adotados, preferencialmente, os princípios da linguagem simples, para que as informações sejam transmitidas de maneira concisa, objetiva e inclusiva.

Art. 22. Caberá à Coordenadoria de Comunicação Social, sempre que necessário, atualizar as informações dispostas nesta Instrução Normativa relacionadas aos canais de comunicação social com o público interno, assim como promover ações para apresentar e conscientizar sobre os canais de comunicação social internos.

Art. 23. Caberá ao Gabinete da Diretoria-Geral, sempre que necessário, atualizar as informações dispostas nesta Instrução Normativa relacionadas aos canais de comunicação administrativa com o público interno.

§ 1º Caberá à Diretoria-Geral e à Coordenadoria de Comunicação Social, sempre que necessário, promover ações anuais, no segundo semestre dos anos não eleitorais, para apresentar e conscientizar sobre os canais de comunicação internos.

Art. 24. A elaboração e a confecção de artes para sinalizações de segurança (identificação de riscos; emergência; alerta; obrigação; proibição; conscientização) e comunicações visuais sem cunho de comunicação social (identificação das unidades da sede, placas, letreiros, fachadas, adesivagem e envelopamentos) serão de responsabilidade da Secretaria de Manutenção e Serviços Gerais - SSG.

Parágrafo único. A gestão das placas sinalizadoras das unidades da Sede será de competência da Secretaria de Manutenção e Serviços Gerais - SSG.

Art. 25. Sempre que possível, as divulgações por meio dos canais institucionais de comunicação com o público interno utilizarão recursos de acessibilidade.

Art. 26 Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral, quando se tratar de canais de comunicação administrativa com o público interno ou pela Coordenadoria de Comunicação Social, quando se tratar de canais de comunicação social com o público interno.

Art. 27 Fica revogada a Instrução Normativa DG nº 10, de 21 de novembro de 2019.

Art. 28 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

ELINE IRIS RABELLO GARCIA DA SILVA

DIRETORA-GERAL