INSTRUÇÃO NORMATIVA DG TRE-RJ Nº 05, DE 16 DE ABRIL DE 2020.

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais e considerando o estabelecido no Ato GP nº 189/15, com as alterações do Ato GP nº 96/2020,

RESOLVE:

Art. 1º A construção, implementação, revisão e controle das Rotinas Administrativas e Cartorárias observarão as orientações contidas nesta Instrução Normativa.

Art. 2º As Rotinas Administrativas - RAD destinam-se a padronizar procedimentos aplicáveis nas unidades do Tribunal.

Art. 3º As Rotinas Cartorárias - RC destinam-se a padronizar procedimentos aplicáveis somente nas Zonas Eleitorais.

Art. 4º O ciclo de autorização das Rotinas Administrativas e Cartorárias é composto pelas etapas, sucessivas e complementares, de proposição, análise crítica, aprovação e publicação.

Capítulo I

Das Rotinas Administrativas e Cartorárias

Seção I

Da Proposição

Art. 5º A padronização de procedimentos em matéria de competência de uma unidade poderá ser proposta pelo titular da unidade a seu superior hierárquico.

Parágrafo único. Procedimentos relativos a processos de trabalho distintos devem compor Rotinas Administrativas ou Rotinas Cartorárias diferentes.

Art. 6º Para a elaboração de Rotinas Administrativas e Cartorárias, recomenda-se que seja inicialmente elaborado um fluxograma, contendo o fluxo das atividades, seus responsáveis e os documentos a elas vinculados.

Art. 7º As Rotinas Administrativas e Cartorárias devem observar a composição básica de capítulos, conforme modelo constante do Anexo I desta Instrução Normativa.

Art. 8º Na elaboração de Rotinas Administrativas e Cartorárias, devem ser observados padrões de formatação, conforme modelo constante do Anexo II desta Instrução Normativa.

Art. 9º Objetivando facilitar a utilização de uma Rotina Administrativa ou Cartorária, alguns aspectos específicos do processo de trabalho podem ser estabelecidos mediante a utilização de Manuais e/ou Formulários associados à RAD ou à RC.

Parágrafo único. O Manual que acompanhar Rotina Administrativa ou Cartorária poderá ser elaborado com flexibilidade de formatos textuais e gráficos, além de distribuição estendida a qualquer público de interesse do TRE-RJ.

Seção II

Da Autorização

Art. 10. A análise crítica de Rotina Administrativa proposta deve ser realizada pelo superior hierárquico do titular da unidade que a propôs, que avaliará a aderência da RAD ao processo de trabalho ao qual se integra.

§ 1º Na hipótese de RAD aplicável a unidades administrativas pertencentes a coordenadorias diferentes e/ou aplicável a Zonas Eleitorais caberá ao Secretário a realização da análise crítica.

§ 2º Na hipótese de RAD aplicável a atividades pertinentes a processo que possui gestor designado caberá a este a realização da análise crítica.

§ 3º A análise crítica de RAD proposta em unidades vinculadas à Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral deverá ser realizada pelo Secretário da VPCRE.

§ 4º A análise crítica de RAD proposta em unidades vinculadas à Presidência deve ser realizada pelo Chefe de Gabinete da Presidência.

Art. 11. Cabe ao Diretor-Geral a aprovação das Rotinas Administrativas.

Art. 12. A análise crítica de Rotina Cartorária proposta deve ser realizada pelo Secretário da Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral, que avaliará a aderência da RC ao processo de trabalho ao qual se integra.

Art. 13. Cabe ao Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral a aprovação das Rotinas Cartorárias.

Art. 14. Após aprovação de Rotina Administrativa e Cartorária, caberá à Seção de Desenvolvimento de Processos Estratégicos - SEDPRO disponibilizá-la na Intranet do Tribunal antes da data prevista para início de sua vigência.

Seção III

Da Implementação e Revisão

Art. 15. Caberá às unidades propositoras de Rotinas Administrativas e Cartorárias: 

I - zelar pela fiel implementação dos procedimentos padronizados, base para a gestão de melhorias contínuas, por meio da execução de ações de divulgação cabíveis e de eventual prestação de orientações complementares às unidades envolvidas; 

II - revisar as RADs e RCs sempre que necessário, de modo a mantê-las atualizadas, ou propor sua revogação, caso se
tornem desnecessárias.

Art. 16. Após a comunicação de disponibilização de Rotina Administrativa e Cartorária original ou revisada na Intranet, a unidade propositora poderá designar servidor para realizar atividades de implementação adicionais com o intuito de difundir os procedimentos ali contidos.

Parágrafo único. Todos os servidores são concitados a identificar oportunidades de melhorias nos processos de trabalho, sugerindo-as ao seu chefe imediato, a quem caberá analisar e dar continuidade às iniciativas de melhorias contínuas, sempre que pertinentes e cabíveis ou solicitar o registro das sugestões de melhorias para reavaliação futura.

Art. 17. Os textos pertinentes às alterações inseridas em Rotinas Administrativas e Cartorárias deverão ser sublinhados e apostos entre colchetes, como marcas de revisão da versão que entra em vigor, sendo essas marcações eliminadas na revisão seguinte.

§ 1º Quando as revisões impactarem de forma expressiva um capítulo de Rotina Administrativa e Cartorária, o título deste capítulo será sublinhado e aposto entre colchetes, sendo dispensadas outras marcações no texto revisado.

§ 2º Quando as revisões impactarem de forma expressiva o conteúdo de Rotina Administrativa e Cartorária, o título deste documento terá sublinhado duplo e aposição entre colchetes, sendo dispensadas outras marcações no texto revisado.

Seção IV

Do Controle

Art. 18. Cabe à Seção de Desenvolvimento de Processos Estratégicos - SEDPRO zelar para que as Rotinas Administrativas e Cartorárias observem a metodologia e os requisitos exigidos nesta Instrução Normativa.

Art. 19. As Rotinas Administrativas e Cartorárias em vigor serão publicadas na Intranet, pela SEDPRO, com o fim de permitir consulta de todos os servidores do TRE-RJ.

Art. 20. Cabe às unidades propositoras de Rotina Administrativa e Cartorária observar o tempo de guarda e as regras de destinação de registros estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do TRE-RJ (TTDD).

Parágrafo único. Caso os parâmetros do tempo de guarda e da destinação estabelecidos na TTDD necessitem de revisão ou o registro não esteja consignado na Tabela, caberá à unidade propositora de RAD ou RC solicitar à Seção de Gestão Documental - SEGDOC a atualização da TTDD.

Capítulo II

Das Disposições Finais

Art. 21. Ficam revogadas as Rotinas Administrativas RAD-DG-02 e RAD-DG-03 que tratam, respectivamente, da Organização das Rotinas Administrativas e Cartorárias e da Implementação e Melhoria Contínua das Rotinas Administrativas e Cartorárias.

Art. 22. Ficam mantidas as demais Rotinas Administrativas e Cartorárias para a padronização de procedimentos desenvolvidos no âmbito deste Tribunal.

Art. 23. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação. 

Anexo I

Composição básica de capítulos:

Anexo II

Padrões de formatação:

1. São admitidas inserções de títulos, capítulos ou seções, com o fim de tornar o documento simples, atrativo, eficaz e eficiente. 

2. Os títulos das tabelas e caixas de textos devem destacar-se por sombreamento que facilite a leitura; o tamanho das tabelas e das caixas de texto e demais configurações de formato são ajustados de acordo com o tamanho de seu respectivo texto e/ou dados.
3. Os itens das RADs e RCs seguem numeração seriada, convindo limitar os desdobramentos da série em até quatro níveis (numeração quaternária, como, por exemplo, "2.2.3.1").

4. Caso sejam necessários outros desdobramentos, podem ser utilizados letras, hifens ou marcadores disponíveis nos aplicativos de processamento de textos.

5. Quando em papel, deve ser observados os seguintes requisitos: Formato do papel papel de tamanho A4 (210 mm x 297 mm).

Fonte

ecofont no tamanho 10.

Margens

os parágrafos são alinhados de forma justificada. O espaçamento a ser utilizado deve seguir, preferencialmente,

regras que facilitem a compreensão do conteúdo.

As margens dos documentos obedecerão ao seguinte padrão:

Cabeçalho e rodapé

todas as folhas de RADs e RCs possuem cabeçalho e rodapé, de acordo com esta RAD, observadas as especificidades de RAD ou RC.

no cabeçalho da folha de rosto constam o logotipo do TRE-RJ, o título do documento, o nome, o cargo e a assinatura dos responsáveis pela autorização da RAD ou RC (proposição, análise crítica e aprovação do referido documento).

no cabeçalho das folhas subsequentes constam, apenas, o logotipo do TRE-RJ e o título do documento;

no rodapé de todas as folhas constam as informações de controle (código de identificação, data de vigência, número da revisão e paginação).

6. Os códigos de identificação associados a RADs e RCs, obedecem aos seguintes requisitos: 

Rotinas Administrativas: RAD-XXXXXX-YY, onde:

RAD indicativo de Rotina Administrativa;

XXXXXX código da Unidade responsável;

YY numeração sequencial atribuída pela Unidade responsável pela proposição da RAD.

Rotinas Cartorárias: RC-YY, onde:

RC indicativo de Rotina Cartorária;

YY numeração sequencial atribuída pela VP-CRE.

Formulários: FRM-XXXX-YY-ZZ, onde:

FRM indicativo de formulário;

XXXXXX-YY parte do código da RAD a que o formulário está associado;

ZZ numeração sequencial do formulário na RAD ou RC considerada.

Manuais: MAN-XXXXXX-YY-ZZ, onde:

MAN indicativo de manual;

XXXXXX-YY código da RAD ou da RC a que está associado;

ZZ ordem sequencial do Manual na RAD a que está associado.

7. Os formulários provenientes de órgão externos (TSE, TCU, CNJ etc.) são utilizados nos seus formatos originais, não recebendo codificação do TRE-RJ.

Rio de Janeiro, 16 de abril de 2020

ADRIANA FREITAS BRANDAO CORREIA
Diretor(a)-Geral