INSTRUÇÃO NORMATIVA DG TRE-RJ Nº 01, DE 04 DE JANEIRO DE 2019.

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições legais e regulamentares, e

CONSIDERANDO o disposto no Artigo 22 do Ato GP nº 71/18, que Instituiu, no Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro TRE-RJ, o Processo Administrativo Eletrônico, operacionalizado por intermédio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI),

R E S O L V E:

Art. 1º A Instrução Normativa DG Nº 01/18 passará a vigorar com as seguintes alterações:

"Art. 2º. [...]

XVII - Responsável por tipo de processo SEI unidade designada para gerenciar a Base de Conhecimento relacionada a um tipo de processo SEI;"

[...]

Art. 4º [...]

§ 2º Os detentores do processo eletrônico, preferencialmente a unidade geradora do documento, deverão, de ofício - segundo a legislação aplicável e os instrumentos de gestão documental do Tribunal - definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, limitando ou ampliando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso Restrito ou Sigiloso.

[...]

Art. 6º [...]

§ 3° A atualização do cadastro de usuários vinculados a comissões permanentes, grupo de trabalho, equipe de projetos ou outro órgão colegiado instituídos no TRE-RJ deverá ser formalmente solicitada à Seção de Registros Funcionais SECREF pelo titular responsável pelo colegiado respectivo.

[...]

Art. 7º [...]

III. protocolo: concedido à Seção de Protocolo e Expedição;

IV. (REVOGADO)

V. inspeção administrativa: concedido à Seção de Gestão Documental para acompanhar os tipos de processo criados no sistema;

VI. arquivamento: concedido à Seção de Protocolo e Expedição e à Seção de Arquivo Central;

VII. informática: concedido a servidores da STI e à Seção de Gestão Documental;

VIII. ouvidoria : permissão para executar funções específicas de ouvidoria;

IX. controle interno: concedido mediante liberação da funcionalidade "critérios de controle interno" para tipos de processo específicos.

[...]

Art. 9º O credenciamento de usuário externo para acesso ao SEI no âmbito do TRE-RJ exigirá o cadastramento através de link próprio na internet, a ser oportunamente divulgado, e a apresentação na Seção de Protocolo e Expedição de formulário acompanhado dos seguintes documentos:

[...]

§4º A utilização do link de usuários externos para permitir acompanhamento de processos pessoais para servidores e magistrados do Tribunal não necessita de prévio cadastro.

[...]

Art. 13.[...]

II. criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual, com registro e envio periódico de suas alterações para a Seção de Gestão Documental;

[...]

Art. 15. [...]

§1º No ato do recebimento, os documentos deverão receber anotação da data de recebimento, no canto superior direito da primeira página do documento ou na capa de cada volume do processo, pela Seção de Protocolo e Expedição ou pelas Zonas Eleitorais antes de serem digitalizados e capturados para o SEI.

[...]

Art. 18. Após a digitalização e a captura para o SEI, deverá ser anotado no documento em suporte físico o respectivo Número SEI no canto superior direito da primeira página do documento ou na capa de cada volume do processo, remetendo-o imediatamente para procedimento de conferência na própria unidade, autenticação por servidor público e registro de arquivamento do documento físico no SEI.

[...]

§2º Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados originais e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

[...]

Art. 19. Os documentos em suporte físico, digitalizados e incluídos como documento externo no SEI, serão arquivados pela Seção de Protocolo e Expedição e pela Seção de Arquivo Central, observando os seguintes procedimentos:

[...]"

Art. 29. [...]

Parágrafo único. Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer disponíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, acaso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente.

Art. 30. [...]

Parágrafo único. Prorrogam-se para o dia útil subsequente os prazos administrativos que vencerem em dia em que o SEI permanecer inoperante por mais de uma hora.

[...]

Art. 33. [...]

§1º A partir do dia 14/01/2019, torna-se obrigatório o uso do SEI para criação e tramitação de todos os tipos de processos administrativos previstos no Anexo da presente Instrução Normativa.

§2º Novos tipos de processos a serem incluídos no SEI serão previamente autorizados pela Diretoria Geral."

[...]

Art. 2º A Instrução Normativa DG Nº 01/18 fica acrescida dos artigos 21-A e 21-B, com a seguinte redação: 

"Art. 21-A. Os documentos em suporte físico digitalizados e incluídos como documento externo no SEI serão arquivados pelas Zonas Eleitorais, observando os seguintes procedimentos:

I. será lançada no SEI, imediatamente após a inclusão dos documentos externos, certidão de arquivamento de documento físico digitalizado para o SEI, na qual devem ser registrados os dados correspondentes ao arquivamento da via física do documento que deu origem à digitalização, que conterá o número do documento SEI, o nome do documento SEI, a data de recebimento, a data de arquivamento e a identificação do local de arquivamento;

II. a seguir, será feito o arquivamento físico dos documentos;

III. os documentos físicos digitalizados serão arquivados por assunto conforme procedimento estabelecido pela VicePresidência e Corregedoria. 

Art. 21-B. A captura para o SEI de documentos externos apresentados em formato digital por terceiros poderá ser feita pela Seção de Protocolo e Expedição e pelas Zonas Eleitorais mediante apresentação obrigatória do documento físico "Requerimento para protocolização de documentos em formato digital", dirigido ao órgão no qual estejam especificados os nomes dos arquivos apresentados na mídia digital a ser entregue, data e local de entrega.

Art. 3º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 04 de janeiro de 2019

ADRIANA FREITAS BRANDÃO CORREIA

Diretora-Geral

ANEXO
LISTAGEM DE TIPOS DE PROCESSO SEI E UNIDADES RESPONSÁVEIS