INSTRUÇÃO NORMATIVA DG TRE-RJ Nº 01, DE 16 DE MARÇO DE 2018.

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições legais e regulamentares, e

CONSIDERANDO o disposto no Artigo 22 do Ato GP nº 71/18, que Instituiu, no Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro TRE-RJ, o Processo Administrativo Eletrônico, operacionalizado por intermédio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI),

R E S O L V E:

Art. 1º O uso do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, definido pelo Ato GP nº 71/18 como o sistema de processo administrativo eletrônico do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, fica regulamentado por esta Instrução Normativa.

Parágrafo único. Na operacionalização do SEI, deverão ser observadas, no que couber, a legislação vigente e as diretrizes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário PRONAME/CNJ, do Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral - PGD/JE, bem como da Política de Segurança da Informação para a Justiça Eleitoral.

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I. Assinatura eletrônica: forma de identificação de usuário para acesso ao SEI e autenticação de documentos, mediante utilização de login e senha;

II. Base de Conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;

III. Captura para o SEI: conjunto de operações que visam à inclusão no SEI de documento externo nato digital ou digitalizado;

IV. Credencial de acesso SEI: credencial gerada no SEI que permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso Sigiloso;

V. Detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos;

VI. Digitalização: conversão da fiel imagem de um documento físico para código digital; 

VII. Documento Digital: documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico;

b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento em suporte físico, gerando uma fiel representação em código digital;

VIII. Documento Externo: documento arquivístico digital de origem externa ao SEI, não produzido diretamente neste sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido no TRE-RJ ou por ele recebido;

IX. Informação de acesso restrito ou sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de hipótese legal de sigilo, subdividida em:

a) Classificada: em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, à qual é atribuído grau de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto, conforme estabelecido pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012; e pela Resolução CNJ nº 215, de 16 de dezembro de 2015;

b) Não classificada: informações pessoais e aquelas não imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo.

X. Instrumentos de gestão documental: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e de Destinação de Documentos;

XI. Número SEI: código numérico sequencial, próprio do SEI, gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento ou processo dentro do sistema;

XII. Nível de acesso: forma de classificação e controle de documentos e processos, estabelecida pelo SEI, de acordo com a classificação de sigilo das informações neles contida, conforme instrumentos de gestão documental da instituição e legislação aplicável;

XIII. Unidade: designação que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do TRE-RJ, bem como de comissões, grupos de trabalho, equipes de projeto e demais órgãos colegiados formalmente constituídos;

XIV. Usuário interno: magistrado, servidor do TRE-RJ e servidores requisitados; e

XV. Usuário externo: qualquer pessoa física ou jurídica a quem tenha sido concedido acesso ao SEI e não se inclua no conceito de usuário interno.

XVI. Relacionamento de Processos: funcionalidade utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligação entre si, todavia devam tramitar de forma autônoma;

XVII - Responsável por tipo de processo SEI unidade designada para gerenciar a Base de Conhecimento relacionada a um tipo de processo SEI; (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

CAPÍTULO II

DOS TIPOS DE PROCESSOS E DE DOCUMENTOS REGISTRADOS NO SEI

Art. 3º Poderão tramitar no SEI os tipos de processos e de documentos de natureza administrativa previamente identificados, avaliados e indexados no sistema de suporte à gestão documental e que constem nos instrumentos de gestão documental do Tribunal.

Parágrafo único. Os tipos de processo e de documentos que não estejam cadastrados no sistema de suporte à gestão documental e que, pela urgência, necessitem de inclusão ou adequação no SEI, poderão excepcionalmente ser criados ou alterados recebendo o código de classificação e indexação do tipo de processo até que tenham cumprido o procedimento de identificação, avaliação e inclusão nos instrumentos de gestão documental.

CAPÍTULO III

DOS NÍVEIS DE ACESSO

Art. 4º Os processos e documentos incluídos no SEI deverão conter apenas informações não classificadas, nos termos da Lei 12.527/2011, e devem obedecer aos seguintes níveis de acesso:

I. Público: permite a visualização por todos os usuários internos do TRE-RJ e pelos usuários externos previamente autorizados;

II. Restrito: permite a visualização por todos os usuários das unidades nas quais o processo tenha tramitado; e

III. Sigiloso: permite a visualização apenas para os usuários prévia e formalmente autorizados.

§1ºOs documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso Público e, excepcionalmente, Restrito ou Sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável.

§2ºOs detentores do processo eletrônico, preferencialmente a unidade geradora do documento, deverão, de ofício - segundo a legislação aplicável e os instrumentos de gestão documental do Tribunal - definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso Restrito ou Sigiloso.

§ 2º Os detentores do processo eletrônico, preferencialmente a unidade geradora do documento, deverão, de ofício - segundo a legislação aplicável e os instrumentos de gestão documental do Tribunal - definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, limitando ou ampliando seu acesso, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso Restrito ou Sigiloso. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

§3ºA atribuição a um documento de nível de acesso Restrito ou Sigiloso altera a classificação do processo ao qual pertence para nível equivalente.

§4ºA atribuição de nível de acesso Sigiloso, mediante solicitação formal do administrado para tratamento sigiloso de seus dados e informações prestadas, deve ser efetivada por determinação fundamentada em despacho decisório de autoridade competente.

§5ºAté que o despacho decisório de que trata o § 4º seja expedido, o usuário interno deve imediatamente informar o teor da solicitação à autoridade competente e temporariamente atribuir nível de acesso Sigiloso, com vistas a salvaguardar a informação possivelmente sigilosa.

Art. 5. O nível de acesso Sigiloso somente deve ser atribuído ao processo quando contenha informação sigilosa não classificada que deva, temporariamente, ter seu acesso limitado aos usuários internos que possuam Credencial de Acesso SEI sobre o correspondente processo.

Parágrafo único. Cada documento deve ter seu nível de acesso atribuído como Público, Restrito ou Sigiloso segundo seu conteúdo, conforme instrumentos de gestão documental e legislação aplicável.

CAPÍTULO IV

DO ACESSO AO SISTEMA

Art. 6. O acesso ao SEI pelo usuário interno dar-se-á de acordo com a unidade administrativa na qual esteja lotado ou da comissão, grupo de trabalho, equipe de projeto ou outro órgão colegiado do qual faça parte. 

§1°O cadastro de unidades e usuários internos no SEI será realizado conforme dados constantes na base de dados dos sistemas de gestão de recursos humanos adotados pelo TRE-RJ.

§2°A vinculação de usuário a unidade diversa de sua lotação no SGRH deverá ser solicitada à Seção de Gestão Documental Segdoc, mediante comprovação do vínculo e concordância da chefia imediata ou do DiretorGeral.

§2º A vinculação de usuário a unidade diversa de sua lotação no SGRH deverá ser solicitada à Seção de Gestão Documental - SEGDOC, mediante comprovação do vínculo, motivação, concordância da chefia imediata e do DiretorGeral. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 002/2019)

§ 2º A vinculação de usuário a unidade diversa de sua lotação no SGRH deverá ser solicitada à Seção de Gestão Documental - SEGDOC, mediante comprovação do vínculo, prazo de duração do acesso extraordinário, motivação e concordância da chefia imediata e do Diretor-Geral. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 10/2022)

§ 3° A atualização do cadastro de usuários vinculados a comissões permanentes instituída no TRE-RJ deverá ser solicitada à Segdoc pelo titular da unidade responsável pela referida Comissão.

§ 3° A atualização do cadastro de usuários vinculados a comissões permanentes, grupo de trabalho, equipe de projetos ou outro órgão colegiado instituídos no TRE-RJ deverá ser formalmente solicitada à Seção de Registros Funcionais SECREF pelo titular responsável pelo colegiado respectivo.(Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

§ 3º A atualização do cadastro de usuários internos vinculados a comissões permanentes, grupo de trabalho, equipe de projeto, equipe de fiscalização de contrato ou outro órgão colegiado instituído no TRE-RJ deverá ser formalmente solicitada pelo titular responsável pelo colegiado respectivo: (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 10/2022)

I - à SECREF, no caso de servidores; (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 10/2022)

II - à ASAPRE, no caso de Juízes Eleitorais e demais magistrados com atribuição especial, a exemplo de designação para Juiz Auxiliar ou Membro/Presidente de órgão colegiado; (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 10/2022)

III - à SEFRER, no caso de Juízes Membros do Tribunal. (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 10/2022)

§4º Compete à Seção de Administração de Banco de Dados (SEABAD) criar e manter as rotinas de automação dos dados cadastrais dos usuários internos e externos dos sistemas utilizados para o devido cadastro, com a posterior exportação desses dados cadastrais para o SEI. (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 10/2022)

Art. 7. O acesso dos usuários ao SEI dar-se-á conforme os seguintes perfis:

I. básico: concedido aos servidores e magistrados;

I. administrador: concedido à Seção de Gestão Documental;

III. protocolo: concedido à Seção de Protocolo e Expedição e às Zonas Eleitorais;

III. protocolo: concedido à Seção de Protocolo e Expedição; (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

IV. auditoria; e (Revogado pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

V. inspeção administrativa.

V. inspeção administrativa: concedido à Seção de Gestão Documental para acompanhar os tipos de processo criados no sistema; (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

VI. arquivamento: concedido à Seção de Protocolo e Expedição e à Seção de Arquivo Central; (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

VII. informática: concedido a servidores da STI e à Seção de Gestão Documental; (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

VIII. ouvidoria : permissão para executar funções específicas de ouvidoria; (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

IX. controle interno: concedido mediante liberação da funcionalidade "critérios de controle interno" para tipos de processo específicos. (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

§ 1º O usuário detentor do perfil administrador somente poderá realizar modificações que impactem o funcionamento geral do sistema no TRE-RJ, mediante autorização do Diretor-Geral.

§ 2º Os perfis inspeção administrativa e auditoria somente serão concedidos em caráter excepcional e por prazo determinado, mediante autorização da Presidência do TRE-RJ.

§ 3º Outros perfis de acesso poderão ser criados pela unidade administradora do SEI a fim de adequar o perfil de acesso do usuário às funcionalidades do sistema, mediante autorização do Diretor-Geral, após manifestação do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.

CAPÍTULO V

DO CREDENCIAMENTO DE USUÁRIOS EXTERNOS

Art. 8. Os usuários externos, mediante credenciamento, poderão: 

I. assinar eletronicamente documentos; 

II. receber ofícios e notificações; e

III. acompanhar o trâmite de processos de seu interesse, por prazo determinado, mediante autorização da unidade responsável pela informação.

Art. 9. O credenciamento de usuário externo para acesso ao SEI no âmbito do TRE-RJ exigirá a apresentação dos seguintes documentos originais ou cópias autenticadas em cartório:

Art. 9º O credenciamento de usuário externo para acesso ao SEI no âmbito do TRE-RJ exigirá o cadastramento através de link próprio na internet, a ser oportunamente divulgado, e a apresentação na Seção de Protocolo e Expedição de formulário acompanhado dos seguintes documentos: (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

I. no caso de credenciamento de pessoa fisica:

a) documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física - CPF; e

b) comprovante de endereço.

II. no caso de credenciamento de pessoa jurídica:

a) documento de identidade e CPF do representante legal;

b) ato constitutivo e suas alterações ou ato constitutivo consolidado, devidamente registrados;

c) ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrado, ou procuração; e

d) comprovante de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica- CNPJ.

§1ºA autorização do credenciamento dos usuários externos e a consequente liberação dos serviços disponíveis no SEI dependem de prévia aprovação por parte da Seção de Gestão Documental - Segdoc e somente será concedida após análise do cumprimento dos requisitos necessários ao credenciamento.

§2ºO acesso credenciado a usuário externo é pessoal e intransferível.

§3°O resultado da análise da documentação será informado ao usuário por mensagem.

§4º A utilização do link de usuários externos para permitir acompanhamento de processos pessoais para servidores e magistrados do Tribunal não necessita de prévio cadastro. (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

Art. 10. O credenciamento de acesso importará a aceitação, pelo interessado, das condições regulamentares que disciplinam o processo administrativo eletrônico.

Art. 11. O acesso de documentos ou processos ao usuário externo já credenciado poderá ser concedido por qualquer unidade do TRE-RJ, nas hipóteses previstas no art. 13.

§1º O acesso ao usuário externo deverá ser concedido por período determinado, o qual será registrado em campo próprio no SEI.

§2º Tratando-se o usuário externo de representante de pessoa jurídica, deverá o servidor certificar-se da validade da representação, mediante conferência dos documentos de credenciamento, previamente à concessão do acesso.

CAPÍTULO VI

DAS REGRAS PROCEDIMENTAIS

Seção I

Das Disposições Gerais

Art. 12. Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto quando:

I. tal medida for tecnicamente inviável;

II. houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo; ou

III. existir previsão de exceção em instrumento normativo próprio.

Parágrafo único. No caso das exceções previstas nos incisos I e II do caput, em casos urgentes, os atos processuais poderão ser praticados segundo a legislação aplicável aos processos físicos, assinados de próprio punho, e quando do retorno da disponibilidade do sistema, devem ser imediatamente digitalizados e capturados para o SEI, com a justificativa do ocorrido por meio de certidão assinada pelo usuário interno que fizer a inserção.

Art. 13. As áreas responsáveis pelos processos operacionais do TRE-RJ devem:

I. gerenciar o tipo de cada processo que tramitar por sua unidade, a fim de manter sua correta indexação e classificação de sigilo;

II. criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;

II. criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual, com registro e envio periódico de suas alterações para a Seção de Gestão Documental; (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

III. analisar, decidir e operacionalizar os pedidos de vista formulados sobre os processos e documentos de responsabilidade da área; e

IV. revisar, sempre que necessário, o nível de acesso de processos e documentos, ampliando ou limitando seu acesso conforme a legislação aplicável e os instrumentos de gestão documental do Tribunal.

Seção II

Da Produção de Documentos

Art. 14. Todo documento administrativo digital deverá ser, preferencialmente, elaborado por meio do editor de textos do SEI, com a utilização dos modelos padronizados para o TRE-RJ, observando o seguinte:

I. documentos gerados no SEI receberão Número SEI e, quando aplicável, Número do Documento;

II. qualquer usuário interno poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, em conformidade com as normas aplicáveis;

III. documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta devem ser elaborados e disponibilizados mediante o uso de bloco de assinatura ao usuário que assinará o documento;

IV. documentos que demandem assinatura de mais de um usuário deverão ser encaminhados somente depois da assinatura de todos os responsáveis.

§1ºAs assinaturas dos responsáveis somente deverão ser apostas na versão definitiva para encaminhamento.

§2ºQuando o documento contiver elemento cuja formatação seja incompatível com o editor de textos, referido elemento poderá ser capturado para o SEI como documento externo, utilizando o formato PDF, devendo o documento original ser preservado, conforme prazos estabelecidos nos instrumentos de gestão documental.

§3º O limite do tamanho individual de arquivos para captura para o SEI de documentos externos será definido pelo Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico e lançado diretamente no sistema.

§4º Documentos digitais, de qualquer natureza, que ultrapassarem o limite de que trata o parágrafo anterior deverão ser divididos em partes não maiores que o limite.

Seção III

Da Recepção de Documentos, Digitalização e Captura para o SEI

Art. 15. Os documentos externos em suporte físico destinados ao TRE-RJ serão recebidos, digitalizados e capturados para o SEI pela Seção de Protocolo e Expedição ou pelas Zonas Eleitorais.

§1ºNo ato do recebimento, os documentos deverão receber anotação da data de recebimento pela Seção de Protocolo e Expedição ou pelas Zonas Eleitorais antes de serem digitalizados e capturados para o SEI.

§1º No ato do recebimento, os documentos deverão receber anotação da data de recebimento, no canto superior direito da primeira página do documento ou na capa de cada volume do processo, pela Seção de Protocolo e Expedição ou pelas Zonas Eleitorais antes de serem digitalizados e capturados para o SEI. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

§2ºToda correspondência remetida aos endereços deste Tribunal será aberta, ressalvado o disposto no parágrafo seguinte.

§3ºNo caso de documentos com indicação de informação sigilosa no envelope, não será efetivada sua digitalização no momento do seu recebimento, sendo encaminhado à unidade responsável, por meio de sistema próprio do Tribunal, sem violação do respectivo envelope, que efetivará os procedimentos de acordo com as regras de segurança da informação aplicáveis ao TRE-RJ.

§4º As demais unidades administrativas do TRE-RJ poderão, a critério do respectivo gestor, digitalizar e capturar para o SEI documentos em suporte físico, para instrução de processos já em andamento, visando a agilidade de seu trâmite, observados, no que couber, os procedimentos previstos nesta Seção.

Art. 16. Para a digitalização dos documentos deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I. os documentos deverão ser digitalizados em sua integralidade, gerando uma fiel representação em código digital;

II. o processo de digitalização deverá ser efetivado preferencialmente em formato PDF-A. Quando não for possível proceder à digitalização em formato PDF-A, o usuário efetivará a digitalização em formato PDF; e

III. somente serão digitalizadas as faces das folhas que possuam conteúdo.

Parágrafo único. Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização de processos ou de documentos de procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até 5 (cinco) dias úteis, contados da data de sua entrega à Seção de Protocolo e Expedição ou à Zona Eleitoral

Art. 17. O documento digitalizado deverá ser capturado para o SEI com a devida classificação por assunto e o lançamento do nível de acesso correspondente, conforme instrumentos de gestão documental em vigor; ou inserido no processo correspondente, se indicado o Número SEI do processo no documento.

Parágrafo único. A unidade destinatária dos documentos e processos são responsáveis por verificar se os documentos foram corretamente classificados e por solicitar à unidade protocolizadora eventuais correções.

Art. 18. Após a digitalização e a captura para o SEI, deverá ser anotado no documento em suporte físico o respectivo Número SEI no canto superior esquerdo da primeira página do documento ou na capa de cada volume do processo, remetendo-o imediatamente para procedimento de conferência na própria unidade, autenticação por servidor público e registro de arquivamento do documento físico no SEI.

Art. 18. Após a digitalização e a captura para o SEI, deverá ser anotado no documento em suporte físico o respectivo Número SEI no canto superior direito da primeira página do documento ou na capa de cada volume do processo, remetendo-o imediatamente para procedimento de conferência na própria unidade, autenticação por servidor público e registro de arquivamento do documento físico no SEI.  (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

§1º O procedimento de conferência e autenticação por servidor público será efetuado com a utilização de assinatura eletrônica, mediante uso de login e senha no SEI, ou com emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

§2º Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrativamente e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§2º Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados originais e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

Art. 19. Os documentos em suporte físico digitalizados e incluídos como documento externo no SEI serão arquivados, observando os seguintes procedimentos:

Art. 19. Os documentos em suporte físico, digitalizados e incluídos como documento externo no SEI, serão arquivados pela Seção de Protocolo e Expedição e pela Seção de Arquivo Central, observando os seguintes procedimentos: (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

I. será lançado no SEI, na funcionalidade "arquivamento", os dados correspondentes ao arquivamento do documento físico que deu origem à digitalização, em "caixa virtual" própria previamente registrada no sistema pela unidade responsável pelo arquivamento;

II. a seguir, será feito o arquivamento físico dos documentos em caixa de papelão exclusiva para arquivamento de documentos do SEI; e

III. a caixa física para arquivamento de documentos digitalizados para o SEI deverá conter pelo menos o código da tipologia correspondente ao documento, os prazo de guardas, o nível de sigilo o número da caixa SEI e as datas correspondentes ao prazo de guarda.

Art. 20. Exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais, não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o SEI jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais de origem externa que não caracterizam documento arquivístico.

Art. 21. A captura para o SEI de documentos externos nato-digitais poderá ser efetuada por qualquer unidade do TRE-RJ, devendo ser observada a correta classificação do documento.

Art. 21-A. Os documentos em suporte físico digitalizados e incluídos como documento externo no SEI serão arquivados pelas Zonas Eleitorais, observando os seguintes procedimentos: (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

I. será lançada no SEI, imediatamente após a inclusão dos documentos externos, certidão de arquivamento de documento físico digitalizado para o SEI, na qual devem ser registrados os dados correspondentes ao arquivamento da via física do documento que deu origem à digitalização, que conterá o número do documento SEI, o nome do documento SEI, a data de recebimento, a data de arquivamento e a identificação do local de arquivamento; (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

II. a seguir, será feito o arquivamento físico dos documentos; (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

III. os documentos físicos digitalizados serão arquivados por assunto conforme procedimento estabelecido pela VicePresidência e Corregedoria. (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

Art. 21-B. A captura para o SEI de documentos externos apresentados em formato digital por terceiros poderá ser feita pela Seção de Protocolo e Expedição e pelas Zonas Eleitorais mediante apresentação obrigatória do documento físico "Requerimento para protocolização de documentos em formato digital", dirigido ao órgão no qual estejam especificados os nomes dos arquivos apresentados na mídia digital a ser entregue, data e local de entrega. (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

Seção IV

Da Tramitação

Art. 22. A data e a hora da remessa e do recebimento eletrônico de documento ou de processo administrativo constarão no histórico da tramitação do processo e seguirão o horário oficial de Brasília.

§1ºPara comprovação de cumprimento de prazos, será considerado o horário do local da prática do ato. 

§2ºConsidera-se recebido o documento ou o processo administrativo eletrônico no momento de sua abertura no SEI, exceto quando se tratar de documento em meio físico capturado para o SEI, que será considerado recebido no momento de sua entrega na unidade responsável pelo protocolo.

3ºEventuais dificuldades técnicas ou de operação não imputáveis a falhas do sistema não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e de prazos.

§4ºProrrogam-se para o dia útil subsequente os prazos administrativos que vencerem em dia em que o SEI permanecer inoperante.

Art. 23. Toda ação realizada no SEI será registrada e disponibilizada automaticamente no histórico do processo, com a identificação de sua data, hora e usuário.

§1°É de exclusiva responsabilidade do usuário a ação realizada no SEI.

§2°A anulação e a retificação de evento realizado serão motivadas e ficarão registradas no histórico do processo.

§3°O documento já assinado, após a sua visualização por outro usuário, não poderá ser alterado, sendo a retificação realizada mediante a inclusão de novo documento.

§4º O cancelamento de documento que não possa mais ser alterado no SEI somente poderá ser realizado mediante solicitação através de processo enviado à Seção de Gestão Documental - SEGDOC. (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 10/2022)

Art. 24 O processo administrativo eletrônico que tiver sua tramitação finalizada na unidade administrativa deverá ser concluído no SEI, sendo possível a sua reabertura a qualquer tempo.

Art. 25. Em caso de erro na tramitação de processo ou de documento, a unidade administrativa ou o usuário que o receber deverá devolvê-lo ao remetente ou remetê-lo diretamente à unidade de destino correta.

Seção V

Do Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos 

Art. 26. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formal constante do próprio processo ou de outro processo a partir do qual se determina o sobrestamento, observada a legislação pertinente. 

§ 1º O documento no qual consta a determinação de sobrestamento, seu Número SEI e seu teor resumido devem constar do campo motivo para sobrestamento do processo no SEI. 

§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.

Art. 27. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

Art. 28. Deve ocorrer a anexação de processos quando pertencerem a um mesmo interessado, tratarem do mesmo assunto e, com isso, devam ser analisados e decididos de forma conjunta.

Parágrafo único. A anexação e desanexação deverão ser sempre motivadas.

§1º A anexação e desanexação deverão ser sempre motivadas; (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 10/2022)

§2º A desanexação de processos somente poderá ser realizada mediante solicitação através de processo enviado à Seção de Gestão Documental - SEGDOC. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 10/2022)

Seção VI

Do Arquivamento e Da Eliminação

Art. 29. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e em procedimentos estabelecidos em norma específica, obedecendo aos seguintes critérios:

I. o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade quando da produção do documento diretamente no sistema;

II. os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

Parágrafo único. Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer acessíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, acaso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente.

Parágrafo único. Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer disponíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, acaso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

Seção VII

Da Inoperabilidade

Art. 30. Em caso de inoperância parcial ou total do SEI, sem previsão de retomo imediato ou em tempo razoável, os atos urgentes poderão ser praticados e encaminhados na forma prevista no parágrafo único do artigo 12 desta Instrução Normativa. 

Parágrafo único. Prorrogam-se para o dia útil subsequente os prazos administrativos que vencerem em dia em que o SEI permanecer inoperante por mais de uma hora. (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

Art. 31. O SEI permanecerá disponível 24 horas por dia, ressalvados os seus períodos de manutenção.

Parágrafo único. As manutenções programadas serão informadas aos usuários pela Secretaria de Tecnologia da Informação antecipadamente.

Seção VIII

Do Pedido de Vista

Art. 32. Quando pertinente, a concessão de vista será efetivada por usuário interno:

I. da área detentora do processo, em caso de processo aberto apenas em uma unidade;

II. da unidade responsável regimentalmente pelo processo, em caso de processo aberto em múltiplas unidades ou concluído; ou

III. nos casos de intimação, pela unidade que expediu a intimação.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 33. A implantação e a obrigatoriedade de uso do SEI no âmbito do TRE-RJ, terá início em 19/03/2018, para criação e tramitação dos seguintes tipos de processos administrativos:

I. Processo de pagamento de aluguel e/ou encargos de imóvel;

II. Processo de cancelamento de inscrição eleitoral por motivo de óbito;

III. Processo de registro de protocolização diária;

IV. Processo de encaminhamento de documentos protocolizados para as unidades;

V. Processo de solicitação de redigitalização de documentos;

VI. Processo de encaminhamento de documentos para o Arquivo Central.

Parágrafo único. Novos tipos de processos a serem incluídos no SEI serão definidos mediante Portaria expedida pela Diretoria-Geral.

§1º A partir do dia 14/01/2019, torna-se obrigatório o uso do SEI para criação e tramitação de todos os tipos de processos administrativos previstos no Anexo da presente Instrução Normativa. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

§ 1º A partir do dia 14/01/2019, torna-se obrigatório o uso do SEI para criação e tramitação de todos os tipos de processos administrativos previstos em listagem disponível na página do SEI na Intranet, em "Sistemas" > "SEI - Sistema Eletrônico de Informações" > "Tipos de processo x Unidade responsável (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ Nº 10/2023)

§2º Novos tipos de processos a serem incluídos no SEI serão previamente autorizados pela Diretoria Geral. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 01/2019)

§2º A vinculação de usuário a unidade diversa de sua lotação no SGRH deverá ser solicitada à Seção de Gestão Documental - SEGDOC, mediante comprovação do vínculo, motivação, concordância da chefia imediata e do DiretorGeral. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 002/2019)

§ 2º Novos tipos de processos a serem incluídos no SEI serão previamente aprovados pela Diretoria-Geral e atualizados mensalmente na Intranet pela Seção de Gestão Documental. (Redação dada pela Instrução Normativa DG TRE-RJ Nº 10/2023)

Art. 34. A utilização indevida do SEI implica na responsabilização do usuário interno ou externo, sujeitando-o às sanções administrativa, civil e penal, após o devido processo.

Art. 35. A Seção de Gestão Documental poderá emitir orientações aos usuários internos do SEI, buscando padronizar e facilitar seu uso, de acordo com as disposições estabelecidas nesta Instrução Normativa.

Art. 36. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral, ouvido o Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.

Art. 37. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 16 de março 2018

ADRIANA FREITAS BRANDÃO CORREIA

Diretora-Geral

Anexo  (Revogado pela Instrução Normativa DG TRE-RJ Nº 10/2023) 

LISTAGEM DE TIPOS DE PROCESSO SEI E UNIDADES RESPONSÁVEIS  (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 11/2019)

LISTAGEM DE TIPOS DE PROCESSO SEI E UNIDADES RESPONSÁVEIS  (Incluído pela Instrução Normativa DG TRE-RJ nº 04/2020)