INSTRUÇÃO NORMATIVA DG TRE-RJ Nº 04 , DE 24 DE AGOSTO DE 2012.

 REGINA CELIA M. S. HICKMAFfDOMENICI

Diretora-Geral

 

ANEXO I

ORIENTAÇÕES AOS SERVIDORES DESIGNADOS PARA ACOMPANHAR A EXECUÇÃO DE CONTRATOS OBJETIVANDO A LIBERAÇÃO DE NOTAS FISCAIS PARA PAGAMENTO

1. PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS COM ALOCAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA

1.1. Até o terceiro dia útil após o encerramento do mês em que se deu a prestação de serviços, o servidor designado para acompanhar a execução do contrato disponibilizará a planilha de medição de serviços contendo o resumo de freqüência diária, conforme modelo em anexo.

1.2 Após o recebimento da planilha de medição dos serviços, a contratada emitirá a nota fiscal correspondente aos serviços executados no período, acompanhada dos comprovantes de pagamento de vale transporte e auxílio-alimentação do mês em curso, que será obrigatoriamente recebida pelo Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato.

1.2.1 – A 1ª nota fiscal relativa ao 1º mês do contrato deverá ser apresentada acompanhada do comprovante de pagamento do vale transporte e auxílio-alimentação do mês correspondente à execução dos serviços e do mês em curso.

1.3 Caberá ao Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato:

1.3.1 – Comunicar a COFOR, no caso de a empresa contratada não entregar o faturamento no prazo de 10 dias após o recebimento da planilha de medição.

1.3.2 - Atestar, em conjunto com o seu superior imediato, a execução dos serviços, conforme modelo abaixo, encaminhando, a COFOR, para análise, em 24 horas, através de memorando protocolizado: a) a Nota Fiscal, verificando:

i. Se os valores indicados estão de acordo com a proposta da empresa;

ii. Se a mesma encontra-se livre de emendas ou rasuras, caso em que deverá solicitar à contratada a sua substituição;

iii. Se foi emitida dentro da data-limite de utilização, caso não seja nota fiscal eletrônica;

iv. O preenchimento correto, relativamente aos dados do TRE/RJ (nome, CNPJ) e à discriminação dos serviços;

v. Se os cálculos aritméticos estão corretos – valor total deverá corresponder ao somatório dos valores individuais lançados na mesma;

vi. Se o CNPJ da contratada é idêntico ao constante na Proposta e na Nota de Empenho.

vii. A autenticidade quando se tratar de Nota Fiscal Eletrônica. Observação: Se a contratada encaminhar DANFE como documento de cobrança de prestação de serviços, deverão ser observados os procedimentos apontados nos itens 3.1 e 3.3.1-h.

b) a Planilha de Medição de Serviços;

c) os comprovantes de pagamento de vale-transporte e auxílio alimentação, sendo estes comprovantes, correspondentes ao mês de emissão da fatura, ou seja, ao mês da efetiva utilização pelos prestadores de serviço, observados os termos do item 1.2.1.

 Ver MODELO I

Obs.1. É vedada a utilização de etiquetas para promover o atesto.

Obs 2. O atesto a que se refere o item 1.3.2 deverá ser aposto no verso da nota fiscal.

1.3.3 - Caso a nota fiscal apresente valor inferior ao correto a faturar, dar prosseguimento à liberação da mesma, cientificando, porém, a empresa da divergência ocorrida.

1.3.4 - Em se tratando de nota fiscal com valor superior ao correto a faturar, solicitar o pronunciamento da empresa quanto à autorização para a glosa da diferença apurada ou a substituição da nota fiscal, firmando-se o prazo máximo de 3 (três) dias úteis para atendimento.

1.3.5 - Caso não seja possível atestar a nota fiscal, devolvê-la à empresa, acompanhada de comunicação oficial com a exposição dos motivos que ensejaram a não atestação.

1.3.6 - Verificar se na prestação dos serviços houve descumprimentos contratuais, informando tais ocorrências no memorando de encaminhamento da nota fiscal, que deverá ser atestada e encaminhada a COFOR, que promoverá a notificação da empresa para esclarecimento e regularização quando for o caso, encaminhando cópia da notificação ao Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato.

1.4 Após o faturamento, a empresa encaminhará ao Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato, até o 23º dia do mês seguinte ao da prestação dos serviços, a documentação abaixo elencada, para imediata remessa a COFOR. O Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato deverá relacionar todos os documentos recebidos no memorando de encaminhamento a COFOR, citando o protocolo de encaminhamento da nota fiscal.

a) Cópia da folha de ponto;

b) Folha de pagamento constando à relação nominal de trabalhadores;

c) GFIP contendo a documentação abaixo:

i. Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social cujo NRA deverá corresponder aos NRA’ s dos demais documentos da GFIP;

ii. Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher à Previdência Social e a Outras Entidades e Fundos por FPAS;

iii. RET (completa) - Relação atualizada de Tomadores/Obras, com identificação do TRE/RJ e respectivo CNPJ;

iv. RE – Relação atualizada dos Trabalhadores, com identificação do TRE/RJ e respectivo CNPJ, contendo nomes de todos os prestadores de serviços identificados na folha de ponto, folha de pagamento e resumo de freqüência;

v. Relatório Analítico da GRF

d) Comprovantes de recolhimento do FGTS e INSS;

e) Comprovação individualizada do pagamento aos terceirizados;

f) Documentos rescisórios ou informações quanto a realocação de funcionários vinculados ao contrato da empresa com o TRE/RJ.

1.4.1 Caso a empresa não apresente a documentação no prazo estabelecido no item 1.4, a COFOR fará diligência em face da contratada, para apresentação imediata dos documentos ao Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato.

1.4.2 São documentos rescisórios aptos a comprovar a quitação pela empresa das verbas trabalhistas:

i. Termo de rescisão contratual c/homologação (contrato de trabalho é superior a 1 ano)

ii. Cópia da CTPS com baixa iii. Demonstrativo do trabalhador de recolhimento do FGTS (demissão s/ justa causa)

iv. Comprovante de pagamento do FGTS rescisório (demissão s/justa causa)

v. O contrato a termo (contrato temporário), quando for o caso.

1.5 A liberação dos pagamentos subseqüentes fica condicionada à comprovação integral da regularidade da empresa relativamente à documentação constante do item anterior.

1.6 A liberação do último pagamento fica condicionada à comprovação integral da regularidade da empresa durante todo o período contratual, bem como a inexistência de pendências em procedimentos apuratórios.

1.7 A COFOR caberá:

1.7.1 Ter posse e conhecimento do contrato, ajuste ou acordo respectivo;

1.7.2 Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal, em âmbito federal, com a Receita, o FGTS, INSS e a Justiça Trabalhista, anexando as devidas certidões de regularidade no processo conforme legislação em vigor;

1.7.3 Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal Estadual/Distrital/Municipal, anexando as devidas certidões de regularidade no processo conforme legislação em vigor;

1.7.4 Verificar se consta no processo de pagamento planilha de formação de preços atualizada;

1.7.5 Proceder às devidas conferências pertinentes nos documentos encaminhados pelo Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato, preliminarmente ao encaminhamento para pagamento;

1.7.6 Verificar se os valores constantes nos comprovantes de recolhimento do FGTS e INSS, anexados pelo Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato, correspondem aos constantes na GFIP apresentada, e, se as remunerações dos Prestadores de Serviços lançadas na mesma estão corretas;

1.7.7 Verificar se as especificações dos serviços e o nome do beneficiário são os mesmos na proposta, na nota de empenho e na nota fiscal;1.7.8 Certificar nos autos as conferências efetuadas, conforme modelos abaixo:

a) Pagamentos subseqüentes a 1ª nota fiscal de serviços

Ver MODELO II

b) Pagamento referente à última nota fiscal de serviços (encerramento do contrato)

Ver MODELO III

Obs.: É vedada a utilização de etiquetas.

1.8 A SAD caberá definir os casos em que será aberto procedimento em apartado para acompanhamento das ocorrências relacionadas nos descumprimentos contratuais informados pelo Servidor Designado para acompanhar a execução do contrato no memorando de encaminhamento da nota fiscal, cientificando a SOF e o Servidor Designado para acompanhar a execução do resultado.

2. DEMAIS SERVIÇOS

- Após a execução do serviço, a contratada emitirá a nota fiscal correspondente que será obrigatoriamente aceita pelo setor responsável pelo recebimento do serviço.

Obs. – Quando o contratado for optante pelo Regime Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), para que não sofra a retenção de tributos, a nota fiscal deverá vir acompanhada da declaração de Optante pelo Simples, assinada pelo representante legal da contratada, na forma do anexo IV da IN RFB 1234/2012 com a redação dada pela IN RFB 1244/12.

2.1 Ao Servidor Responsável caberá:

2.1.1 Verificar quanto à Nota Fiscal:

a) Se os valores indicados estão de acordo com a proposta da empresa;

b) Se a mesma encontra-se livre de emendas ou rasuras, caso em que deverá solicitar à contratada a sua substituição;

c) Se foi emitida dentro da data-limite de utilização, caso não seja nota fiscal eletrônica;

d) O preenchimento correto, relativamente aos dados do TRE/RJ (nome, CNPJ) e à discriminação dos serviços;

e) Se os cálculos aritméticos estão corretos – valor total deverá corresponder ao somatório dos valores individuais lançados na mesma;

f) Se o valor é idêntico ao valor do empenho, no caso de empenho ordinário, justificando as divergências;

g) Se o CNPJ da contratada é idêntico ao constante na Proposta e na Nota de Empenho.

h) A autenticidade quando se tratar de Nota Fiscal Eletrônica.

Observação: Se a contratada encaminhar DANFE como documento de cobrança de prestação de serviços, deverão ser observados os procedimentos apontados nos itens 3.1, 3.3.1-h.

2.1.2 Caso a nota fiscal apresente valor inferior ao correto a faturar, dar prosseguimento à liberação da mesma, cientificando, porém, a empresa da divergência ocorrida. 2.1.3 Em se tratando de nota fiscal com valor superior ao correto a faturar, solicitar o pronunciamento da empresa quanto à autorização para a glosa da diferença apurada ou a substituição da nota fiscal, firmandose o prazo máximo de 3 (três) dias úteis para atendimento.

2.1.4 Caso não seja possível atestar a nota fiscal, devolvê-la à empresa, acompanhada de comunicação oficial com a exposição dos motivos que ensejaram a não atestação.

2.1.5 Verificar se na prestação dos serviços houve descumprimentos contratuais, informando tais ocorrências no memorando de encaminhamento da nota fiscal. 2.2 O Servidor Responsável deverá, em conjunto com seu superior imediato, atestar a execução dos serviços, conforme modelo abaixo, encaminhando, em 24 horas, através de memorando, a nota fiscal a COFOR, para análise.

Ver MODELO IV

Obs1 É vedada a utilização de etiquetas para promover o atesto.

Obs 2. O atesto a que se refere o item 2.2 deverá ser aposto no verso da nota fiscal.

2.3 A COFOR caberá:

2.3.1 Ter posse e conhecimento do contrato, ajuste ou acordo respectivo.

2.3.2 Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal, em âmbito federal, com a Receita, o FGTS e o INSS, anexando as devidas certidões de regularidade no processo.

2.3.3 Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal Estadual/Distrital/Municipal, anexando as devidas certidões de regularidade no processo, quando couber;

2.3.4 Definir os casos em que será aberto procedimento em apartado para acompanhamento das ocorrências relacionadas nos descumprimentos contratuais informados pelo Servidor Responsável no memorando de encaminhamento da nota fiscal, cientificando a SOF do resultado.

2.3.5 Proceder às devidas conferências pertinentes nos documentos encaminhados pelo Servidor Responsável, preliminarmente ao encaminhamento para pagamento;

2.3.6 Verificar se as especificações dos serviços e o nome do beneficiário são os mesmos na proposta, na nota de empenho e na nota fiscal; 2.3.7 Certificar nos autos as conferências efetuadas, conforme modelo abaixo:

Ver MODELO V

Obs.: É vedada a utilização de etiquetas.

3. FORNECIMENTO DE MATERIAIS

3.1 O material entregue será acompanhado, obrigatoriamente, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE correspondente. A contratada deverá disponibilizar também o arquivo digital da Nota Fiscal Eletrônica e o protocolo de Autorização de Uso da NF-e antes da ocorrência do fato gerador. Obs. – Quando o contratado for optante pelo Regime Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), para que não sofra a retenção de tributos, a nota fiscal deverá vir acompanhada da declaração de Optante pelo Simples, assinada pelo representante legal da contratada, na forma do anexo IV da IN RFB 1234/2012 com a redação dada pela IN RFB 1244/12.

3.2 O Servidor Responsável pelo recebimento de materiais deverá efetuar a conferência dos produtos quanto à especificação, qualidade, quantidade, validade e se os mesmos estão de acordo com as especificações do empenho. 3.3 Ao Servidor Responsável caberá:

3.3.1 Verificar quanto à NF-e e quanto ao DANFE:

a) Se os valores indicados estão de acordo com a proposta da empresa;

b) Se a mesmo encontra-se livre de emendas ou rasuras, caso em que deverá solicitar à contratada a sua substituição;

c) O preenchimento correto, relativamente aos dados do TRE/RJ (nome, CNPJ) e à discriminação dos materiais adquiridos;

d) Se os cálculos aritméticos estão corretos – valor total deverá corresponder ao somatório dos valores individuais lançados na mesma;

e) Se o valor é idêntico ao valor do empenho, no caso de empenho ordinário, justificando as divergências;

f) Se o CNPJ da contratada é idêntico ao constante na Proposta e na Nota de Empenho;

h) A validade da assinatura digital da NF-e, a autenticidade do arquivo digital NF-e e a existência da concessão de Autorização de Uso da NF-e, conforme AJUSTE SINIEF 07/05.

3.3.2 - Caso o DANFE apresente valor inferior ao correto a faturar, dar prosseguimento à liberação do mesmo, cientificando, porém, a empresa da divergência ocorrida.

3.3.3 - Em se tratando de DANFE com valor superior ao correto a faturar, solicitar o pronunciamento da empresa quanto à autorização para a glosa da diferença apurada ou a substituição do DANFE, firmando-se o prazo máximo de 3 (três) dias úteis para atendimento.

3.3.4 - Caso não seja possível atestar o DANFE, devolvê-lo à empresa, acompanhada de comunicação oficial com a exposição dos motivos que ensejaram a não atestação. 3.3.5 Verificar se houve atraso na entrega dos materiais; - No caso em que o descumprimento enseje aplicação de penalidade, a solicitação de procedimento apuratório deverá ser requerida no processo de faturamento.

3.3.6 Providenciar, junto ao superior imediato, o atesto no DANFE conforme modelo abaixo, depois de atendidas todas as determinações acima:

Ver MODELO VI

Obs 1. É vedada a utilização de etiquetas para promover o atesto.

Obs 2. O atesto a que se refere o item 3.3.6 deverá ser aposto no verso do DANFE.

3.3.7 Encaminhar a documentação à COFOR ou à COMAP, conforme o caso;

3.4 À COFOR ou COMAP caberá:

3.4.1 Ter posse e conhecimento do contrato, ajuste ou acordo respectivo;

3.4.2 Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal, em âmbito federal, com a Receita, o FGTS e o INSS, anexando as devidas certidões de regularidade no processo;

3.4.3 Verificar se a empresa encontra-se em Regularidade Fiscal Estadual / Distrital / Municipal, anexando as devidas certidões de regularidade no processo, quando couber;

3.4.4 Proceder às devidas conferências pertinentes nos documentos encaminhados pelo Servidor Responsável, preliminarmente ao encaminhamento para pagamento;

3.4.5 Verificar se as especificações dos materiais e o nome do beneficiário são os mesmos na proposta, na nota de empenho e no DANFE e;

3.4.6 Certificar nos autos as conferências efetuadas, conforme modelo abaixo:

Ver MODELO VII

Obs.: É vedada a utilização de etiquetas.