ATO PR TRE-RJ Nº 221, DE 04 DE JUNHO DE 2024.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso da atribuição que lhe é conferida por meio do artigo 26, XLIX, da Resolução 895, de 31 de julho de 2014,

CONSIDERANDO o estabelecido na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, em especial seu artigo 20;

CONSIDERANDO as regras contidas na Resolução CNJ nº 324, de 30 de junho de 2020, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME;

CONSIDERANDO os termos da Resolução TRE-RJ nº 1.188, de 24 de agosto de 2021, que dispõe sobre a Política de Gestão de Documentos e Informações do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro (PGDI/TRE-RJ);

CONSIDERANDO que todos os documentos arquivísticos gerados por este Tribunal constituem parte integrante de seu patrimônio;

CONSIDERANDO que o patrimônio arquivístico constitui bem público, cabendo ao Estado assegurar sua integridade;

CONSIDERANDO a importância do trabalho de avaliação de documentos para a eficácia das atividades de gestão documental; e

CONSIDERANDO o que consta do protocolo SADP nº 4.492/2005 e do processo SEI 2023.0.000038107-9,

RESOLVE:

Art. 1º O uso e a aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos neste Regional, regulamentados pelo Ato GP nº 633, de 29 de novembro de 2013, passam a vigorar nos termos deste Ato.

Parágrafo único. Define-se como Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos o instrumento resultante da avaliação documental, cuja finalidade é determinar os prazos de guarda e destinação final dos documentos das Unidades deste Tribunal.

Art. 2º Fica estabelecida a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro - TTDD - como instrumento de padronização para arquivamento e destinação de documentos das Unidades do Tribunal, disponível no endereço eletrônico http://www.tre-rj.jus.br, área "Transparência e Prestação de Contas", menu "Gestão de documentos e informações", submenu "Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos".

§ 1º Para efeitos deste Ato, consideram-se documentos das Unidades deste Tribunal aqueles produzidos e recebidos pela Secretaria do Tribunal e pelas Zonas Eleitorais na execução de suas atividades jurisdicionais e administrativas.

§ 2º A TTDD deverá ser aplicada a todos os documentos constantes dos arquivos correntes, intermediários e do arquivo permanente, independentemente do suporte utilizado para documento.

§ 3º Os documentos serão classificados na Unidade de origem, com base nos códigos de classificação constantes da TTDD.

§ 4º Salvo expressa previsão em contrário, os prazos de guarda previstos na TTDD serão contados em anos, a partir da data da produção do documento.

§ 5º O Plano de Classificação de Documentos, disponível no endereço eletrônico http://www.tre-rj.jus.br, área "Transparência e Prestação de Contas", menu "Gestão de documentos e informações", submenu "Plano de Classificação de Documentos", refere-se ao conjunto de documentos pertencente a cada código de classificação da TTDD e seus respectivos subcódigos, quando houver.

Art. 3º A TTDD visa sistematizar o arquivamento de documentos em arquivos correntes e intermediários localizados nas diversas Unidades, com vistas à sua destinação final para guarda permanente ou eliminação:

I - considera-se arquivo corrente o conjunto de documentos arquivísticos com produção, tramitação e consultas frequentes;

II - considera-se arquivo intermediário o conjunto de documentos arquivísticos com pouca frequência de produção, tramitação e consulta, que aguardam sua destinação final;

III - considera-se arquivo permanente o conjunto de documentos arquivísticos recolhidos dos arquivos corrente e intermediário, em conformidade com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, que irão constituir o acervo do Tribunal em caráter permanente.

Art. 4º As Unidades que possuam documentos que possam constituir o acervo histórico do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro devem encaminhá-los à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD), por meio do processo SEI! "Documentação e Informação - Processo de Gestão de Documentos", que fará a avaliação preliminar da documentação quanto aos requisitos de avaliação documental, para posterior encaminhamento à Comissão de Gestão da Memória (COGEM).

Art. 5º As Unidades deverão seguir e observar os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos para o recolhimento e encaminhamento de documentos aos arquivos intermediários e ao arquivo permanente.

Art. 6º As solicitações de inclusão, alteração ou exclusão na TTDD deverão ser encaminhadas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD), por meio de processo SEI!, utilizando-se da tipologia processual "Documentação e Informação - Processo de alteração de tipologia documental".

§ 1º As solicitações acolhidas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão submetidas à apreciação da Presidência.

§ 1º As solicitações acolhidas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão submetidas à apreciação da Diretoria-Geral. (Redação dada pelo Ato PR TRE-RJ nº 324/2024)

§ 2º As alterações da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documento serão consolidadas diretamente no endereço eletrônico em que a TTDD se encontra disponibilizada.

Art. 7º É vedada a eliminação de documentos que não constem da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Art. 8º Todos os documentos das Unidades do Tribunal, recebidos ou expedidos, ao serem enviados para os arquivos corrente, intermediário ou permanente, serão registrados no sistema próprio para formalização da produção e tramitação documental ou, caso sejam documentos físicos sem previsão de migração para sistemas eletrônicos, no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP).

Art. 9º Revogar os Atos GP nºs 633/2013, 744/2013, 104/2014, 165/2014, 284/2014, 148/2015, 239/2015, 240/2015, 305/2015, 306/2015, 325/2015, 14/2016, 489/2016, 559/2016, 10/2017, 133/2017, 122/2018, 235/2018, 367/2018, 279/2019, 429/2019, 430/2019, 433/2019, 509/2019, 511/2019, 117/2020, 195/2020, 228/2020, 284/2020, 292/2020, 314/2020, 357/2020, 51/2021,154/2021, 164/2021, 172/2021, 245/2021, 389/2021 e 4/2023.

Art. 10. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

HENRIQUE CARLOS DE ANDRADE FIGUEIRA
PRESIDENTE DO TRE-RJ