ATO GP TRE-RJ Nº 80, DE 18 DE FEVEREIRO DE 2020.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o disposto nas Resoluções CNJ n.º 211/2015 e 215/2015 e da Recomendação CNJ n.º 37/2011 ;

CONSIDERANDO que o Programa de Gestão Documental (PGD) e a Norma de Segurança da Informação (PSI) no âmbito da Justiça Eleitoral que foram objeto de regulamentação pelo Tribunal Superior Eleitoral, por meio das Resoluções TSE n.º 23.379/2012 e 23.501/2016 ;

CONSIDERANDO a Resolução nº 37 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) , que aprova diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais;

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público proceder à gestão dos documentos produzidos nas instituições públicas, garantindo proteção, perenidade, disponibilidade, autenticidade e integridade dos documentos e da informação, nos termos do §2º do art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil , do art. 1º da Lei Federal nº 8.159/1991 , do §1º do art. 12 da Lei Federal nº 11.419/2006 , e do inciso II do art. 6º da Lei Federal nº 12.527/2011 ,

CONSIDERANDO o Ranking da Transparência estabelecido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ),

CONSIDERANDO o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro (MoReq-Jus) , instituído pela Resolução nº 91 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) ,

RESOLVE:

Art. 1º As regras para autenticidade e integridade de documentos arquivísticos e informações produzidas no Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, independentemente de suporte, serão estabelecidas neste Ato.

Art. 2º Para os efeitos deste Ato, entende-se por:

I -  ativos de processamento: patrimônio composto por todos os elementos de hardware, software e infraestrutura de comunicação necessários à execução das atividades precípuas da Justiça Eleitoral;

II -  autenticidade: propriedade que garante as seguintes ações:

a) quanto à informação: que foi produzida, expedida, modificada ou destruída por uma determinada pessoa física, ou por um determinado sistema, órgão ou entidade;

b) quanto ao documento arquivístico: que a sua produção refere-se ao cumprimento de funções e atividades que podem ser comprovadas, possuindo também as qualidades de identidade e integridade.

III -  cópia de segurança: cópia feita com vistas a restaurar as informações, no caso de perda ou destruição do original;

IV -  documento eletrônico: a informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico;

V -  documento digital: a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

VI -  documento arquivístico: aquele produzido ou recebido, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

VII -  documento arquivístico digital: é o documento arquivístico, armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, que pode ser:

a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e

b) digitalizado: obtido a partir da conversão de documento físico, gerando representação fiel, fixa e estável, em código digital.

VIII -  formato: as regras e os padrões para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital;

IX -  gestão documental: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos produzidos e recebidos no exercício das atividades institucionais, visando a sua destinação final, para eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

X - identidade: qualidade pela qual é possível obter a autoria quanto à produção do documento arquivístico;

XI - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

XII - integridade: qualidade da informação e do documento arquivístico não modificada(o), inclusive quanto à origem, trânsito e destino;

XIII -  interoperabilidade: o intercâmbio coerente de informações e serviços entre sistemas, que deve possibilitar a substituição de qualquer componente ou produto usado nos pontos de interligação por outro de especificação similar, sem comprometimento das funcionalidades do sistema;

XIV -  plano de classificação: o instrumento de classificação de documentos arquivísticos, que organiza os tipos documentais produzidos ou recebidos, conforme os critérios definidos pelo tipo de classificação adotado, e os expõe de forma hierárquica por meio das unidades de classificação;

XV -  preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantido o acesso e a interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário;

XVI -  repositório digital arquivístico confiável (RDC-Arq): o complexo formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como por infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos, que apoia o gerenciamento dos documentos digitais, capaz de mantê-los autênticos e compreensíveis, de modo a preservar e prover o acesso pelo tempo que for necessário;

XVII -  segurança da informação: abrange aspectos físicos, tecnológicos e humanos da organização e orienta-se pelos princípios da autenticidade, da confidencialidade, da integridade, da disponibilidade e da irretratabilidade da informação, entre outras propriedades;

XVIII -  sistema computacional: o programa computacional que produz, processa, armazena e provê acesso à informação, a documentos eletrônicos e a documentos arquivísticos digitais;

XIX -  suporte: o material no qual são registradas as informações;

XX -  tabela de temporalidade: o instrumento de avaliação de documentos arquivísticos, aprovado por autoridade competente, que determina prazos de guarda e de destinação final destes documentos, para eliminação ou guarda permanente;

XXI -  trilha de auditoria: o conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou de tentativas de intervenções feitas no documento digital ou no sistema computacional.

Art. 3º Compete de forma comum à Coordenadoria de Gerenciamento Documental e da Informação - COGED, à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - COPAD e à Comissão de Segurança da Informação - ComSI, propor a revisão destas regras.

Art. 4º Compete de forma comum à Comissão de Segurança da Informação - ComSI, à Secretaria de Tecnologia da Informação - STI e à Coordenadoria de Gerenciamento de Documental e da Informação - COGED promover a aplicação de normas e a disseminação das informações acerca das rotinas para a manutenção e preservação de documentos arquivísticos e informações.

Art. 5º Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação STI:

I -  prover os ativos de processamento necessários ao cumprimento desta norma; e

II -  propor a implantação das tecnologias necessárias ao cumprimento desta norma.

Art. 6º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - COPAD manter atualizados os instrumentos de gestão documental do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro a fim de abarcar os seus documentos arquivísticos independente do suporte.

Art. 7º Compete aos gestores e demais servidores do Tribunal Regional Eleitoral gerenciar os documentos eletrônicos e documentos arquivísticos digitais, que estiverem armazenados exclusivamente nas estações de trabalho sob sua guarda e responsabilidade, procedendo à execução de rotinas de cópia de segurança por iniciativa própria.

Art. 8º Os sistemas computacionais do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro atenderão, preferencialmente, a padrões de interoperabilidade, segurança da informação, gestão documental, descrição arquivística multinível, preservação, acesso e outros padrões que vierem a ser definidos em regulamentação própria.

Art. 9º. Os documentos eletrônicos e arquivísticos digitais, produzidos ou capturados em sistemas computacionais utilizados pelo Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro adotarão os Planos de Classificação de Documentos (PCD) e as Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) instituídos pelo Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro.

Parágrafo único. A produção, a tramitação e a guarda de documentos eletrônicos observarão os critérios de racionalização e sustentabilidade difundidos pelo Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro.

Art. 10. São considerados os documentos e informações autênticos e íntegros aqueles que obedecem os seguintes requisitos, cujo uso seja indicado, com base no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro (MoReq-Jus) :

I- requisitos tecnológicos: aqueles produzidos com controle de acesso, trilha de auditoria, mecanismo de autenticação, cópia de segurança de documentos e informações e segurança na infraestrutura das instalações, além de outros requisitos necessários ao adequado desempenho técnico-operacional;

II- requisitos arquivísticos: aqueles produzidos com código de classificação do documento previsto na Tabela de Temporalidade, autoria do documento e estabilidade do seu conteúdo, bem como outros requisitos necessários à identificação adequada do contexto de produção do documento arquivístico independente do suporte.

§1º. Todo documento a ser publicado na internet, intranet e no Diário da Justiça Eletrônico (DJe) deverá ser produzido e assinado em sistema computacional oficial do Tribunal.

§2º. Todo relatório extraído de sistema oficial do Tribunal para divulgação na internet e intranet deverá possuir mecanismo de autenticação, de autoria e de data e hora de produção.

§3º. Documentos físicos originais produzidos e recebidos no Tribunal deverão ser registrados pelas unidades de protocolo em sistema de gestão de processos e documentos a fim de que estes recebam tratamento adequado, salvo quando os documentos produzidos tiverem como destinatário órgãos externos ao Tribunal.

Art. 11. As diretrizes de acesso aos documentos eletrônicos observarão à Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 , bem como regulamentação vigente neste Tribunal, no que couber.

Art. 12. A segurança dos documentos arquivísticos físicos e digitais deverá observar o que determinam:

I - o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (PGD/JE) instituído através da Resolução TSE nº 23.379/2012 ;

II - a Política de Segurança da Informação da Justiça Eleitoral (PSI/JE) instituída por meio da Resolução TSE nº 23.501/2016 .

III - a Política de Segurança da Informação do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro (PSI/TRE-RJ) instituída por meio da Resolução TRE-RJ nº 1.001/2017

Art. 13. O Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro adotará esforços para implementar Repositório Digital Arquivístico Confiável (RDC-Arq), dedicado à preservação de documentos arquivísticos digitais, observando-se a regulamentação, normas técnicas e boas práticas existentes sobre a matéria.

Art. 14. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência deste Tribunal.

Art. 15. Este Ato entrará em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 18 de fevereiro de 2020.

Desembargador CLAUDIO BRANDÃO DE OLIVEIRA

Presidente do TRE/RJ