ATO GP TRE-RJ Nº 71, DE 16 DE MARÇO DE 2018.

O VICE-PRESIDENTE E CORREGEDOR NO EXERCÍCIO DA PRESIDÊNCIA DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada, no âmbito do Poder Judiciário, pela Resolução CNJ nº 215, de 16 de dezembro de 2015, que dispõe sobre o acesso a informações, previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal, de 5 de outubro de 1988;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução 23.379 de 1º de março de 2012 do Tribunal Superior Eleitoral TSE, que instituiu o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral PGD-JE;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução TRE-RJ nº 943, de 18 de março de 2016, que dispõe sobre a Política de Segurança da Informação do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro;

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoar a gestão de documentos e de informações administrativas Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, por meio de um sistema eletrônico de informações que preencha os requisitos de segurança, de celeridade, de economia, de transparência e de autenticidade, promovendo maior eficiência, eficácia e efetividade aos processos administrativos;

CONSIDERANDO a celebração de Termo de Cooperação entre o Tribunal Superior Eleitoral e o Tribunal Regional Federal da 4a Região, por meio do qual foi cedido à Justiça Eleitoral o Sistema Eletrônico de Informações, de forma gratuita e ininterrupta;

CONSIDERANDO a necessidade de ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da Tecnologia da Informação e Comunicação;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Processo Administrativo Eletrônico no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio de Janeiro TRE- RJ.

§1º O Sistema Eletrônico de Informações - SEI é o sistema oficial para operacionalização do Processo Administrativo Eletrônico no TRE-RJ.

§2º O SEI é de uso obrigatório na tramitação de processos administrativos eletrônicos em todas as unidades do Tribunal, observadas as regras de transição a serem estabelecidas em Instrução Normativa a ser expedida pela Diretoria-Geral.

CAPÍTULO I

DAS DIRETRIZES

Art. 2º O processo administrativo eletrônico no TRE-RJ atenderá às seguintes diretrizes e objetivos:

I.aumentar a celeridade na tramitação de processos administrativos;

II.propiciar maior produtividade, eficiência e transparência dos procedimentos administrativos do TRE-RJ;

III.aprimorar a gestão, a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações;

IV.facilitar o acesso às informações;

V.criar condições de melhoria da gestão, da otimização dos fluxos de trabalho e da racionalização de despesas administrativas;

VI.ampliar o uso e a integração de recursos disponíveis de tecnologia da informação e comunicação;

VII.ampliar a sustentabilidade ambiental, com diminuição do consumo de recursos; e

VIII. aprimorar a gestão documental do Tribunal, inclusive quanto à preservação de documentos arquivísticos digitais.

CAPÍTULO II

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 3º A utilização do SEI é obrigatória para todos os servidores e magistrados do TRE-RJ.

Art. 4º Os documentos e processos administrativos recebidos e produzidos no âmbito do TRE-RJ deverão ser cadastrados no SEI, de acordo com o adequado nível de acesso.

Art. 5º Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.

Art. 6º É dispensada, no processo eletrônico, a realização de procedimentos formais típicos de processo em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, inclusão de termos, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.

Parágrafo único. É vedada a formalização e tramitação física de processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI.

Art. 7º Todos os documentos produzidos ou inseridos no SEI constituirão ou se vincularão a um processo administrativo eletrônico.

§1º Os documentos produzidos no SEI serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§2º Os documentos digitais produzidos em outros sistemas e os documentos digitalizados, uma vez capturados para o SEI, terão a mesma força probante do documento original.

Art. 8º Os documentos produzidos no âmbito do SEI e os documentos capturados para o sistema, inclusive os digitalizados, terão garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas pela utilização de assinatura eletrônica, emitida pelo próprio sistema, mediante login e senha de acesso do usuário.

Parágrafo único. A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

Art. 9º O TRE-RJ também poderá utilizar mecanismo de assinatura digital baseado em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) para garantir a integridade, autoria e autenticidade de seus documentos.

Parágrafo único. É permitido ao usuário interno utilizar certificado digital emitido pela ICP-Brasil adquirido por meios próprios, desde que possua características compatíveis com as disposições deste Ato, não sendo cabível, em qualquer hipótese, o ressarcimento pelo TRE-RJ dos custos havidos.

Art. 10. Poderão ser cadastrados usuários externos no SEI para:

I.assinar eletronicamente documentos;

II.receber ofícios e notificações; e

III.acompanhar o trâmite de processos de seu interesse, por prazo determinado, mediante autorização da unidade responsável pela informação.

§1º O cadastramento de usuário externo obedecerá aos critérios previstos em instrução normativa a ser expedida pela Diretoria-Geral.

§2º O acesso credenciado a usuário externo é pessoal e intransferível.

CAPÍTULO III

DOS TIPOS DE PROCESSOS E DOCUMENTOS

Art. 11. Os tipos de processo e de documentos disponíveis no SEI deverão estar alinhados aos instrumentos de gestão documental.

§1º Inclusões, exclusões e adequações de tipos de processo e de documentos no SEI deverão observar as regras de aprovação estabelecidas para a gestão documental e o respectivo cadastramento no sistema de suporte à gestão  documental.

§2º Poderá ser dispensado, de forma excepcional, o cadastramento no sistema de suporte à gestão documental, desde que observados as regras estabelecidas em Instrução Normativa a ser expedida pela Diretoria-Geral.

§3º Em qualquer caso, inclusões, exclusões e adequações de tipos de processo no SEI deverão ser previamente aprovadas pelo Diretor-Geral.

CAPÍTULO IV

DO COMITÊ GESTOR DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 12. Fica criado o Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, que se reportará à Diretoria-Geral e será composto pelos seguintes integrantes:

I.Chefe da Seção de Gestão Documental Sedoc;

II.Assessor de Segurança da Informação Asinfo;

III.Chefe da Seção de Desenvolvimento de Sistemas Sedsis;

IV.Chefe da Seção de Banco de Dados Seabad; e

V.Chefe da Seção de Arquivo Central Secarq.

V - Chefe da Seção de Implantação e Adaptação de Sistemas - SEIMPA; (Redação dada pelo Ato GP TRE-RJ nº 538/2019)

VI - Chefe da Seção de Apoio às Redes Locais - SEREDE; (Incluída pelo Ato GP TRE-RJ nº 538/2019)

VII - Chefe da Seção de Produção - SEPROD; (Incluída pelo Ato GP TRE-RJ nº 538/2019)

VIII - Chefe da Seção de Gestão da Informação e Jurisprudência - SECGIN (Incluída pelo Ato GP TRE-RJ nº 538/2019)

§1º O Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico será coordenado pelo Chefe da Seção de Gestão Documental Segdoc e, em sua ausência, pelo Assessor de Segurança da Informação Asinfo.

§2º As deliberações serão tomadas pela maioria absoluta de seus membros, devendo eventuais ausências ser justificadas e consignadas em Ata.

§3º Em casos de impedimento para participação em reunião, os titulares serão automaticamente substituídos por seus substitutos eventuais.

§ 4º A critério do Comitê, poderão ser convidados para auxiliá-lo servidores das Unidades do Tribunal, referentes a assuntos de competência de determinada Unidade, a título de contribuição para os trabalhos do Comitê. (Incluída pelo Ato GP TRE-RJ nº 538/2019)

CAPÍTULO V

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 13. Compete ao Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico:

I.propor o estabelecimento de políticas e normas referentes ao processo administrativo eletrônico e aquelas que garantam o adequado funcionamento do SEI;

II.avaliar as demandas de melhorias relativas ao processo administrativo eletrônico e ao uso do SEI, inclusive correção, inclusão e exclusão de funcionalidades e perfis de usuários, e propor as respectivas alterações no sistema;

III.definir os tipos de treinamentos contínuos para uso do SEI; e

IV.acompanhar junto ao TSE o desenvolvimento de novas funcionalidades.

Art. 14. Compete à Seção de Gestão Documental - Segdoc:

I.parametrizar e gerir operacionalmente o SEI;

II.gerenciar o cadastro de usuários e perfis do SEI;

III.orientar os servidores e magistrados do TRE-RJ, quanto à utilização do SEI;

IV.acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele contidas;

V.propor à Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP ações de capacitação aos servidores e magistrados para utilização do SEI;

VI.indicar servidores vinculados à Seção para ministrar treinamento aos usuários do SEI;

VII.manter o alinhamento entre os processos e documentos integrantes do SEI com as normas e os instrumentos de gestão documental, de segurança da informação e de preservação de documentos arquivísticos digitais;

VIII.efetivar, após aprovação do Diretor-Geral, a inclusão, exclusão ou adequação de tipos de processo no SEI;

IX.efetivar, após o trâmite de aprovação estabelecido para a gestão documental, a inclusão, exclusão ou adequação de tipos de documentos no SEI; e

X.propor ao Comitê de Gestor do Processo Administrativo Eletrônico alterações no SEI.

Parágrafo único. O cadastro e a atualização de unidades e de usuários internos serão automatizados a partir dos dados constantes na base de dados do Sistema de Gestão de Recursos Humanos SGRH e do Sistema de Gestão de Magistrados SIGMA. 

Art. 15. Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação STI:

I.oferecer as condições necessárias à implantação e à utilização do SEI;

II.prover a manutenção e o suporte técnico do sistema, incluindo a disponibilização de hardware, software, redes de comunicação e profissionais especializados;

III.garantir a segurança dos ambientes e a disponibilidade do SEI;

IV.executar as alterações no sistema, que se refiram a atualização ou novas funcionalidades, após aprovação do Diretor-Geral; e

V.manter rotina de exportação de dados do Sistema de Gestão de Recursos Humanos para o cadastro de usuários e unidades do SEI.

Art. 16. Caberá à Seção de Protocolo e Expedição e às Zonas Eleitorais proceder à digitalização e à captura para o SEI dos documentos de procedência externa recebidos em suporte físico.

Parágrafo único. As demais unidades administrativas do TRE-RJ poderão, a critério do respectivo gestor, digitalizar e capturar para o SEI documentos em suporte físico, para instrução de processos já em andamento, visando a agilidade de seu trâmite.

CAPÍTULO VI

DAS RESPONSABILIDADES DOS USUÁRIOS

Art. 17. São deveres de todos os usuários do SEI:

I.registrar todos os documentos administrativos produzidos ou recebidos no âmbito de suas atividades no SEI, com indexação adequada e indicação do grau de sigilo, respeitando o previsto nos instrumentos de gestão documental e nas normas relacionadas;

II.manter a cautela necessária na utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações inseridas no sistema;

III.garantir o sigilo de senhas e a guarda dos dispositivos físicos de assinatura digital para utilização do SEI;

IV.abster-se de utilizar o SEI para troca de mensagens, recados ou assuntos de interesse pessoal; e

V.cumprir os regulamentos que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do SEI.

Parágrafo único. A utilização indevida do SEI implica na responsabilização do usuário interno ou externo, sujeitando-o a sanções administrativa, civil e penal, após o devido processo.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18. A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada na página do TRE-RJ na Internet, em área própria dedicada às informações sobre o SEI.

Art. 19. A utilização do SEI iniciar-se-á a partir de processos-piloto, para fins de ajustes finais de parametrização do sistema.

§1º. A Diretoria-Geral estabelecerá o cronograma de implementação dos processos-piloto e dos demais processos.

§2º. Os processos iniciados em suporte físico até o dia anterior à implementação do tipo de processo no SEI, continuarão tramitando na forma física até o cumprimento de sua finalidade, ressalvada disposição diversa em Instrução Normativa a ser expedida pela Diretoria-Geral.

Art. 20. Em caso de impossibilidade técnica de produção de documentos no SEI, sendo de natureza urgente, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.

Parágrafo único - Os documentos mencionados no caput deverão ser, posteriormente, digitalizados e capturados para o SEI, quando for restabelecida sua disponibilidade.

Art. 21. A Secretaria de Tecnologia da Informação deverá atuar de forma integrada com a Seção de Gestão Documental, para o desenvolvimento e a manutenção de um repositório digital confiável arquivístico voltado à preservação de longo prazo dos documentos gerados no SEI.

Art. 22. A Diretoria-Geral expedirá instruções complementares ao disposto neste Ato.

Art. 23. Os casos especiais ou omissos serão decididos pelo Diretor-Geral.

Art. 24. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

 

Desembargador CARLOS SANTOS DE OLIVEIRA

Vice-Presidente e Corregedor no exercício da Presidência